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HR解惑小教室 - 跟面試者要前公司聯絡方式合法嗎?有關履歷查核,HR一定要知道的事!EP.41

HR解惑小教室 - 跟面試者要前公司聯絡方式合法嗎?有關履歷查核,HR一定要知道的事!EP.41-360d才庫事業群
▲HR解惑小教室 - 跟面試者要前公司聯絡方式合法嗎?有關履歷查核,HR一定要知道的事!EP.41

本圖文由  360d才庫事業群  授權轉載,原文出處

履歷查核(Reference check)是越來越多公司在招募階段,會納入用人與否的判斷標準之一,HR 透過跟求職者詢問前主管/公司的聯絡方式,向對方二次確認此求職者是否真的具備入職能力與條件、與職場真實表現為何,以評估是否錄取,但在個資使用意識抬頭、相關法規持續更新的情況下,HR 在進行履歷查核時,需要注意更多眉角:

案例

小貫感受到他跟空降的新主管在工作願景上實在差太多、處不來,打算換個職涯跑道再戰,今天面試的科技公司 HR 與他相談甚歡,當他覺得勝券在握時,對方一個問句卻讓他僵住了──HR 問他的問題是:介不介意留下前公司/主管的聯絡方式,因為他們後續在評估的時候會做履歷查核、與面試者過去的主管確認一些要項,慌亂之餘小貫還是誠實地在表格中留下現在公司的聯絡方式,但同時他也開始擔憂,要求來面試的求職者,提供他們過往公司的聯絡方式,真的是合法的嗎?假設現在的主管接到履歷查核的電話、要是說他壞話,不就影響自己的錄取機率?

解答

以《個人資料保護法》(以下簡稱為個資法)角度出發,會考量雇主方面以招募為目的、有需要判斷個人職能適性的評估需求,對於個人的職場資訊進行蒐集,是屬必要性與合理性的。但自面試開始到結束、依舊必須遵循個資法的規範,在求職者提供履歷等個人資料時,就已經算是雇主針對個人資料進行蒐集的範疇,於履歷查核前,應依據《個資法》第8條,務必要告知求職者蒐集資料的目的;依據《個資法》第19條需取得使用相關資料的同意。

若違反規定(如不告知使用目的)進行資料蒐集者,除針對當事人須負擔賠償金(500~2萬元)外,對公司行號可依法處五萬元以上、五十萬元以下之罰緩。當然在查核或詰問的過程中,皆必須以和工作相關的問題(學經歷、成果業績等)或資料取得為主,避免詢問和職場無關的問題(個人生活、思想等),以免觸犯《就業服務法》中對於就業歧視的相關規定。

回到案例,招募公司請求職者提供過往公司/主管的聯絡方式,在有明確告知使用範圍與取得使用資料之同意的前提下,是沒有問題的,也建議如果需要進行履歷查核,可以的話置備一份個人資料使用同意聲明書,避免爭議後續發生。

對於小貫而言,在 HR 告知他使用資料的目的與範圍後,可再評估是否須提供/拒絕資料與否。360d才庫事業群提醒,一般履歷查核著重在個人工作能力上的確認,如果接收到的八卦言論多半不會採納,求職者不必太過擔心,若是像小貫這種尚在職就去面試的狀況,也可以向對方表示因為現在自己是在職找工作,尚未向原公司表達離職等原委,可提供其他可供查核的方式,例如非現職之公司/主管等聯繫方式等等。

小提醒

公司 HR 自行在網路上搜索求職者的個人資料,用於閱覽以做為評估適任與否的參考的行為,若內容是由該名面試者自主上傳並且公開對外、透過一般搜尋可以蒐集到的內容資料,如部落格、網站、個人社群媒體帳號等,基本上不算違法,但若要依據搜尋到的資料繼續進行徵信,如打電話到面試者在 FB 上揭露的前前公司詢問事項等等,這類行為則有觸法之虞。

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