▲HR解惑小教室 - 跟面試者要前公司聯絡方式合法嗎？有關履歷查核，HR一定要知道的事！EP.41

本圖文由  360d才庫事業群  授權轉載，原文出處

履歷查核（Reference check）是越來越多公司在招募階段，會納入用人與否的判斷標準之一，HR 透過跟求職者詢問前主管/公司的聯絡方式，向對方二次確認此求職者是否真的具備入職能力與條件、與職場真實表現為何，以評估是否錄取，但在個資使用意識抬頭、相關法規持續更新的情況下，HR 在進行履歷查核時，需要注意更多眉角：

案例

小貫感受到他跟空降的新主管在工作願景上實在差太多、處不來，打算換個職涯跑道再戰，今天面試的科技公司 HR 與他相談甚歡，當他覺得勝券在握時，對方一個問句卻讓他僵住了──HR 問他的問題是：介不介意留下前公司/主管的聯絡方式，因為他們後續在評估的時候會做履歷查核、與面試者過去的主管確認一些要項，慌亂之餘小貫還是誠實地在表格中留下現在公司的聯絡方式，但同時他也開始擔憂，要求來面試的求職者，提供他們過往公司的聯絡方式，真的是合法的嗎？假設現在的主管接到履歷查核的電話、要是說他壞話，不就影響自己的錄取機率？

解答

以《個人資料保護法》（以下簡稱為個資法）角度出發，會考量雇主方面以招募為目的、有需要判斷個人職能適性的評估需求，對於個人的職場資訊進行蒐集，是屬必要性與合理性的。但自面試開始到結束、依舊必須遵循個資法的規範，在求職者提供履歷等個人資料時，就已經算是雇主針對個人資料進行蒐集的範疇，於履歷查核前，應依據《個資法》第8條，務必要告知求職者蒐集資料的目的；依據《個資法》第19條需取得使用相關資料的同意。

若違反規定（如不告知使用目的）進行資料蒐集者，除針對當事人須負擔賠償金（500~2萬元）外，對公司行號可依法處五萬元以上、五十萬元以下之罰緩。當然在查核或詰問的過程中，皆必須以和工作相關的問題（學經歷、成果業績等）或資料取得為主，避免詢問和職場無關的問題（個人生活、思想等），以免觸犯《就業服務法》中對於就業歧視的相關規定。

回到案例，招募公司請求職者提供過往公司/主管的聯絡方式，在有明確告知使用範圍與取得使用資料之同意的前提下，是沒有問題的，也建議如果需要進行履歷查核，可以的話置備一份個人資料使用同意聲明書，避免爭議後續發生。

對於小貫而言，在 HR 告知他使用資料的目的與範圍後，可再評估是否須提供/拒絕資料與否。360d才庫事業群提醒，一般履歷查核著重在個人工作能力上的確認，如果接收到的八卦言論多半不會採納，求職者不必太過擔心，若是像小貫這種尚在職就去面試的狀況，也可以向對方表示因為現在自己是在職找工作，尚未向原公司表達離職等原委，可提供其他可供查核的方式，例如非現職之公司/主管等聯繫方式等等。

小提醒

公司 HR 自行在網路上搜索求職者的個人資料，用於閱覽以做為評估適任與否的參考的行為，若內容是由該名面試者自主上傳並且公開對外、透過一般搜尋可以蒐集到的內容資料，如部落格、網站、個人社群媒體帳號等，基本上不算違法，但若要依據搜尋到的資料繼續進行徵信，如打電話到面試者在 FB 上揭露的前前公司詢問事項等等，這類行為則有觸法之虞。