文/SmartM∕許方瑜

來源/SmartM人才培訓網

圖片來源 : BlueOlive

一年將盡，在總結今年團隊成績同時，也要檢討過往的錯誤，讓下一年的團隊策略可以更臻完備。而如何找尋團隊當中的盲點？其中，員工的回饋是最重要的，因為他們是站在第一線的人，最能夠理解市場反應。如何有效地蒐集員工回饋，讓員工把自己的真心話說出來，美國人力資源顧問Caris Thetford於The Muse網站分享了解員工OS的五大祕訣： 

1.展現興趣

首先，要讓你的團隊願意坦率地將意見說出來，最好的方法是建立開放和誠實的溝通文化。 

要做到這一點，主管要對於部屬的工作表現與做事情的方式進行觀察，並了解為什麼會導致問題的發生，以及未來如何提供幫助，展現出無比的興趣。對部屬提出問題，這將有助於了解他們是如何看待自己的環境、工作量和工作效率。 
例如，詢問部屬的工作進度時，主管可以問這些問題： 

你的企劃案進展的如何？
這是怎麼回事呢？
什麼問題阻擋你繼續完成目標？
接下來需要什麼幫助才能達成目標？
想想當初生產力最高的時候，是什麼因素影響了你？

另外，也可以丟幾個具體的問題，只要部屬不是自大狂，或者反過來需要不停地被安慰的人，以下這些問題將能有效鼓勵： 

我可以如何幫助你？
我哪些地方可以做得更好來支持你？
我下一次可以怎麼做，會更有幫助？ 

2.注意非語文溝通 

每次與團隊談話時，總是看到員工低下頭、避免與自己對視，或是雙手抱胸、緊繃著一張臉？當然，這種反應可能是正常的，就像如果你宣布壞消息，或者如果員工真的搞砸事情。但是，如果經常表現出不信任或負面的肢體語言，也許就得開始改變了。 

其次，需要在對的時間問對的問題。例如，私底下跟幾個員工了解會議上面所觀察到的狀況，並且以較為友善的姿態，傳遞出自己尋求協助的訊息，員工會較為願意跟主管坦白為什麼在會議中的氣氛會如此沉悶。
 
3.開個無差別吐槽大會 

想知道該如何做一個好的管理者？不如深吸一口氣，在會議上開誠布公地要求員工將這一年來對於公司的觀察、對於主管的觀察毫無保留地說出，儘管可能會聽到很難聽的話，但這些話才是第一線員工最真實的反應。 

在去除科層化的身分過後，可以看見員工是如何看待身為管理者的自己，並且也提供澄清的機會（但不要辯解），藉此思考如何轉換領導風格，或者接下來一年該如何重新訂定帶領團隊的策略。 

4.不要急著給負評

 如果每一次部屬所給的回饋，主管都無法正面回應或者不斷地反駁，部屬自然而然不會再願意開口說出自己的意見，也不想努力向上表達不滿，因為他會認為你根本不會聽。如此一來，長期的問題累積，將會導致團隊運作邁向停滯甚至後退的慘況，且在主管無意識的情況下，很有可能到了成員因為不滿，累積到一個臨界點，準備全部走人才會被發現，這時要挽回將為時已晚。
當一位部屬向自己提出意見時，請讓自己閉嘴一分鐘，仔細聆聽，不要想著「他又不懂這些內幕跟苦衷」，最後給予正面回饋。打開自己的心胸，利用下屬不同的角度來看問題產生的原因，他們也會用實例帶你去瞭解第一線的實況。 

5.接受自己的錯誤

如何贏得員工的信任，並且讓他們願意跟隨你，最有效的方式就是承認你的不足之處，並說「對不起」，因為如果道歉是必要的。誠實將可以鼓勵員工與主管擁有更坦誠的交流。 

一旦這樣做，你會發現員工更願意表達出他們需要你的支持，而不光只是抱怨與委屈。一昧地辯解只是會讓不滿成為團隊令人擔憂的未爆彈，最終引爆時，會使得員工與主管之間兩敗俱傷。 

還記得你還是下屬的時候最討厭哪種主管嗎？如果不想成為那種惹眾人討厭的主管，你需要積極建立團隊文化，讓員工擁有立即性提出反饋的管道，使得團隊溝通可以暢行無阻。