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與你一起聊人資【招募面試篇】|職場觀落陰

文/職場觀落陰c.y.(撰於2019/01/12)

今天是職場觀落陰第三場活動,剛好在過年前的轉職潮,我們就以「招募面試」為主題,來談談HR在招募、面試的過程中,需要注意哪些?而如果是一般求職者的話,或許也可以透過今天的分享,知道在企業內怎麼看招募。


YM「面談,你不可不知的小事!給人資的提醒」

招募任用的過程中,其實並沒有一定對或一定不對的事情!每個HR都有自己關注的事情,YM在這場分享中,一一分享他遇到的細節。

招募是挫折的?

招募的工作常常會讓人感到挫折,而造成挫折的原因常常是因為找不到人,然而招募工作其實不是為了追求績效,因此得失心不用這麼重。怎麼找到合適公司的人,才是真正的重點。

面試前準備

人事基本資料表

大部分人都有填過「人事基本資料表」,但其實有趣的是,有許多資料是不必要的資訊,例如:家庭狀況。但其實我們在面試時,是和「求職者」面試,而非面試求職者的「家人」,因此重點並不應該是家人,而是這個人的專業、特質的。
 

所以重點是我們要知道「求職者」的哪些事情,但請記得,有些有些資料要收集,也要符合《就業服務法》的規範。

 

履歷篩選

接下來進到看履歷的過程,許多主管都會要求看照片,但其實長相並不是那麼重要,我們要的是他們的工作能力,而非外表。畢竟你在找的是人才,而不是相親!
 

而如果我們能夠先把人才的DNA(經驗、能力、特質)先定義好,我們就可以很快速地依照這些DNA,快速篩選履歷。善用人力銀行的搜尋功能,也可以很有效率的篩選出更貼近我們需求的求職者,先評估我們自己一次可以看到多少封履歷,設定條件的嚴格程度,這樣我們才能好好的看這些履歷,這對求職者來說也是比較公平的。
 

我們在看求職者的時候,其實也要關注需求單位的「樣子」是怎麼樣,找一個適合這個需求單位的人進來,才是對公司有幫助的。

 

邀約面試

在提供面試資料給主管的時候,其實我們可以先把自己的建議提供給主管,如果有特別好的,就可以備註「強烈建議要面試」之類的字眼,這樣主管在看到的時候,就會知道:「喔!這個HR說一定要面試!」
 

有些主管在找人的時候,都會要求性別,但我們不可以為了自己想要的,而去浪費一個人才,因此我們一定要用盡我們會的詞,去說服主管面試。


我們要使用人力銀行的系統還是電子郵件來聯絡求職者呢?其實兩者沒有太大的差異,但我們使用電子郵件,可以自己留下紀錄,而不用擔心人力銀行系統轉換時,紀錄無法留存的問題。


如果是我們自己撈的履歷,請記住先告訴對方我們想邀約對方的工作內容是什麼。我們可以先用人力銀行發信給他,先告訴他們工作內容是什麼,再打電話詢問對方意願。這樣可以節省HR和對方溝通的時間。

 

面試中注意事項

座位的安排

當求職者來到現場時,我們應該安排什麼位置給求職者呢?求職者應該背對門,這樣才不會突然有同事有急事開門時,讓求職者瞬間尷尬,不知道要如何反應。(DT補充:現在的會議室可能會用半透明的隔間,求職者背對門,可以比較不受外面的干擾。)

 

幫求職者準備水

求職者講話也會口渴啊!所以幫求職者準備一杯水,會讓他感覺到貼心,如果是冬天的話,也可以準備溫水給他,如果求職者是女生,可以提供溫水,避免剛好在生理期。這個行為除了對求職者好之外,也對企業形象也會比較好。

 

面試不能做的事情

面試的過程中,我們可以用很輕鬆的方式和求職者面談,這樣可以讓求職者更能展現出真實的自我。但面試官還是必須要保留該有的分寸!而職場性騷擾不是只發生在錄取後的職場!在面試過程中,千萬不要姑息這些會性騷擾的HR或主管,要懂得保護自己。


總結而言,我們應該思考,在面試的過程中,哪些會影響公司形象。(參考閱讀:面談時,人資容易中幾槍?

 

如果沒有可以面試的辦公室怎麼辦?

千萬不要約星巴克!因為大家都約那邊,如果沒有位置怎麼辦?所以建議可以約一個可以訂位的咖啡廳,這樣對求職者比較好。面試時也要記得告知求職者,為什麼我們需要約在咖啡廳,而不是在辦公室。

 

面試後的細節

任用程序

HR只針對人格特質的建議,專業留給用人單位;HR只給錄取的建議,是否真的要用,由用人單位決定。而如果HR覺得不OK,用人單位主管卻堅持想要,HR可以在任用簽核流程上備註,留下自保的紀錄。

 

錄取通知書

錄取通知書除了提供「錄用職稱」、「錄用薪資」、「上班日期」之外,其實還要告知對方他的上司是誰、福利措施及相關規定。重要的是,錄取通知書應該要請錄取的求職者簽名,作為雇用契約的附件。
 

入職時應該繳交的資料,強烈建議把「戶口名簿影本」拿掉,對求職者來說,他們可能會認為:「我錄取了,為什麼要提供我其他家人的個人資料?」也曾經有公司因為收了戶口名簿影本而被勞動局開罰。

 

感謝函

感謝函可發可不發,但要注意的是,發了之後,要再邀請對方加入公司,可能會受到對方的冷言冷語。因此如果不是確定真的不用對方,其實不發可能會是比較好的。

 

面試通知的時間

面試後,大家比較能接受的通知時間是多長呢?這可以參考我們之前的統計資料:《從面試到結果出爐,需要多長的時間?(人資篇)》、

從面試到結果出爐,需要多長的時間?(求職者篇)》。


ST「年後轉職?從招募流程,解析面試及履歷」

 

大家想知道招募流程,對於自己的工作會有幫助嗎?其實就是:知己知彼,百戰不殆(不Die)。
 

ST在這場分享中,用他過去在管顧、及業界中的經驗,來解析招募的流程。

招募的流程零零總總至少20關,其實有很多是HR夥伴需要注意的,而我們這邊只針對ST特別強調的項目來做說明。

面試前準備

管道確認

人力銀行是我們最常用的管道,但人力銀行的管道容易乾,所以我們要找找其他管道,LinkedIn是個很好的方向,越早開始經營,求職者越能相信你,所以提早開始經營吧!有些專業性的FB社團其實也是很好的管道,可以在上面找到可能合適的人選。
 

如果有廠區的話,報紙是一個很重要的管道,畢竟有些傳統產業的求職者,使用的方式還是比較傳統的方式。
 

在網路上如果要放職缺,要注意該網站的規則是什麼?符合對方規則的才可以進行。

 

產業調查

如果我們先做過產業調查,我們就可以從類似的公司去查閱求職者的履歷,更準確知道對方的狀況。而這個步驟很重要的另一個原因,是避免被騙!我們可以知道求職者對我們說的薪資是否正確,以及該公司的職稱真正代表的層級是什麼。
 

而我們在做產業調查時,可能會得知有些公司可能即將裁員,這時候我們就可以很快的找到想要的人。
 

做完產業調查後,我們提供給主管時,就可以和他們重談,告訴他們:「我手上有人,但薪水比較高,你要不要?」


 

人選再確認

可以晚上面試嗎?線上測驗不想做,可以先面試嗎?想先用電話聊就好?除非他真的不可取代,或是他真的很厲害,不然這種人其實受挫會來得很快!所以就放生吧!

 

面試中

是否出席面試?

面試遲到其實是危機處理的一種,怎麼和面試官說,是很重要的,如果求職者什麼都不說就消失,那在產業內很可能就變成黑名單了!

 

HR面試、主管面試

其實每個人面談問的問題都有不同的目的,即使是同一個問題,都有可能會有不同目的,例如:你下班後都在幹嘛?這個問題對A來說,可能是要了解他的社交能力,但對B來說,可能是要了解他是否能加班。
 

另外一個問題是主管面試時,主管消失怎麼辦,HR一定要安撫求職者的情緒,讓他們能夠等待主管回來面試。

 

面試後

不合適人選

絕對不發感謝函!因為主管常常在幾個月後改變想法,想要錄用這個不合適人選。

 

合適人選

主管常常會想要多看一些人,但要怎麼說服主管減少這樣的狀況,或是hold住求職者,這就是溝通技巧的問題了!或許可以試著丟一些比較差的履歷給主管,告訴他們市場上已經沒有更好的人才了!

 

確定任用後和人選討論

有時候確認任用後,人選會把拿到的offer去和其他公司喊價,我們可以試著和他們聊聊,分析其他公司和我們公司的狀況,讓求職者能更清楚的知道他的選擇是什麼。
 

如果是馬上答應offer的求職者,可能需要請他思考一下,是否還有其他公司需要考慮?不要因為網路上的「教戰手則」而草率決定!

 

神明說不能去上班?

錄用後是否會報到,其實有時候也是個問題。適應狀況不OK、主管覺得不OK、新人覺得不OK,只要這些狀況發生,那上述的招募流程就要全部重來!

 

招募流程中的「副本」

在招募的過程中我們還會遇到那些問題呢?下面這些問題,應該有許多夥伴們都覺得似曾相似吧!

  • HR、主管、甚至老闆用人想法不同。
  • 主管找人催很急、但每一關都卡很久。
  • 面試時主管消失、測驗太差主管不談。
  • 主管決定「取消」答應、送出的offer,人選已離職。
  • 錄取的不符當初條件、不錄取的都符合當初條件。


有時候我們再去深思上述問題發生的原因,我們會發現到很多有趣的事情,通常這些可能就是主管們知道,但他們卻說不出來的東西。這就是招募HR要協助他們釐清的任務。

 

招募是一個大量溝通的工作、一種「扮演影子卻推動歷史」的感覺

或許有種動漫的感覺,但ST想透過這個方式給HR夥伴及求職者一些建議:

 

給招募夥伴

  • 不斷溝通,所以需要大量資訊。
  • 設法把主管變成自己人。
  • 「傾聽」,自己的判斷大於人選說的一切。
  • 「人」的問題無法100%避免,但要盡力降低發生機率。
  • 說服人選的關鍵,常是第一次接觸時建立的信任、蒐集的資訊。

 

給轉職夥伴

  • 想清楚再做決定、但思考要明快。
  • 選offer時,比較當下的offer,不如比較下次轉職的offer。
  • 誠實;可以有所保留,但資訊要足以讓招募者判斷、行動。

本文由 職場觀落陰 授權轉載,原文出處職場觀落陰粉專


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