你被無數的會議、問題、簡報追趕，你腦中、眼前總有一長串糾結複雜的待辦事項清單，讓生產力管理大師艾倫（David Allen）告訴你，你該怎麼辦。

艾倫（David Allen）是全球知名的生產力大師，他於二○○一年出版的「把事情做好」（Getting Things Done，中譯本譯為「搞定」）一書，被翻譯成三十種語言，暢銷全球。
 

美國時代雜誌指出：「每個時代都有一本自我提升的關鍵書籍，一九四○年代是『卡內基溝通與人際關係』、九○年代是『與成功有約』，二十一世紀，這本書叫做『搞定』。」
 

許多企業主管不只辦公室堆滿資料、專案，在心中，他們有更多不斷出現的工作、課題，胡亂糾結，形成排山倒海的壓力。艾倫指出，企業主管不能把自己的心靈和腦袋當作倉庫，堆放這些雜事，而必須清空，借用外在的工具，捕捉、釐清、組織這些事情，才有餘裕面對不斷出現的挑戰。
 

艾倫將這本書中提出的架構，發展成ＧＴＤ行動管理法，協助企業進行管理。二○○八年，他又推出續集「管用」（Making It All Work），這本書被芝加哥大學商學院列為研究生必讀的書。
 

「你一定是上帝派來拯救企業主管的。」在採訪的中間，忍不住半開玩笑對他說。
 

以下是艾倫在美國芝加哥接受本刊專訪的摘要：

Q.很多企業主管共同的問題，就是同時要處理很多事情，感覺被淹沒。你說，這是因為他們自己是瓶頸，為什麼？
 

A.對大多數主管來說，他們被課題、問題所干擾，主要是，他們在心中有個承諾必須處理這件事。我們都有很多這樣的事情。如果這些事只存在你腦中，你心中永遠都有個負擔，必須做點事情。問題是，你不可能一次做兩件事情，所以只要你的心裡有超過兩件事情，就會為你創造出一種挫折、壓力、被淹沒的感覺。所以關鍵就是，你必須把這些事情拿出來，釐清、組織、檢討。
 

Q.你特別提到要將結果視覺化，以及將目標寫下來，主要的意義是什麼？
 

A.視覺不一定是心中的圖像，有時是你走出會議室時，心中的感覺。很多人都用不同的方式說過：「如果你不知道要到哪裡去，走哪條路都一樣。」知道你要去哪裡，然後連結你的不同心理層面，朝向這個結果。你的心理狀態會帶領你走向結果。
 

如果你進入一個會議室，你知道這個會議的成功指的是什麼，你就會知道，要花多少時間在議程上，就會有標準來衡量這個會議是否有生產力。
 

把目標寫下來
 

大多數人認為自己對目標很清楚，其實不然，除非寫下來。所以很多人說，高績效的人會把目標寫下來。我們都說要成功，但是成功到底長得什麼樣子？例如，對有些人來說，成功就是提高一Ｏ％的利潤，對有些人則是五○％。團隊成員要彼此確認，成功到底是什麼樣子。
 

特別是當團隊成員一起工作時，大家必須唱同一個譜，朝向同一個目標。很多時候，我們用的字眼是一樣，但是心中的圖像卻不一樣。例如，你告訴小孩要把房間弄乾淨，他說，他已經清理得很乾淨了，但對你來說還差太遠。
 

所以，我們要問，當這個專案完成時，會是什麼樣子。
 

Q.在進行你所提倡的ＧＴＤ行動方案時，最大的挑戰是什麼？
 

A.最大的挑戰就是人的習慣。大家習慣把事情放在腦中，而不是放在系統裡。最大的挑戰就是要改變這個習慣，把事情外在化、不斷檢視，然後專心在要做的事情上。最大的挑戰是，人們寧願自己被淹沒，願意忍受，沒有動力來進行改變。
 

如果今天出現一個仙女說，讓我們每個人的email都消失。我保證十天後，每個人堆積的email還是會有和以前一樣多。因為這和總量沒有關係。這和他們的舒適區有關，也就是他們願意忍受堆積多少封，有些人只能忍受三十封，有些人三百，有些人三千。
 

如果是我，我堆積三十封email就不舒服。零，才是我的舒適區。我告訴他們，我也有無數的事情要做，但不一定要被淹沒，才做得了這些事情。你可以用更健康、可持久的方式，來處理這些事情。
 

Q.你書中提到，很多人的待辦事項清單都有問題，問題是什麼？
 

A.大多數人還沒有把列在待辦清單上的事情想清楚。如果你還沒有決定好有關「媽」或「雇用新助理」「啟動新工廠」的下一步，誰、在哪裡做，你就會一直想，我該怎麼做，我該怎麼做。一直到你想清楚，我下一個動作必須打電話給佛雷德，問他有關……的事，你才會鬆一口氣。
 

大多數人的生活方式是，焦慮地想，如何決定接下來應該做什麼事情。他們沒有真正想清楚，所以就一直處在焦慮中。
 

想清楚，要達成你要的結果，必須做什麼，下一個必須採取的動作是什麼，只有到「打電話給佛雷德」這樣清楚的步驟，你才結束這個流程。不是說接下來不用想，而是這個部份完成了。如果你不注意那些必須注意的，未來你就會花更多注意力在上面。
 

下一步是什麼？