別把心靈當倉庫
舉一個例子，我教練的一個客戶，是一家非常知名公司的高階主管。他剛剛從另一個產業被挖角過來，未來可能接任這家公司的領導人位置。因為他不熟悉這個產業，也不了解這家公司的政治，所以他盤旋心中最大的事是，公司裡大約有五十個人，是他應該要花時間建立關係的。
我們怎麼做？我們列一張表，這些人一直在他腦筋裡打轉，所以我和他一起花時間把這些人的名字都寫下來，然後針對每個人，我們想，下一個動作要做什麼。例如，「我需要和這個人共進兩次午餐。」太好了，我們列一張很長的表，給他的助理。一個小時，這件事情就完成了。
不只如此，去年十一月四號，他有四千五百封電子郵件堆積在信箱裡，五號這天，一封都沒有了。以前他是每個人的瓶頸，每個人要等他的同意或意見才能往下走。之後他的部屬都知道，有關他必須參與的專案，都會照著時間完成。
我共識的人，都有不同版本像這樣的故事。他們沒有想清楚他們手上的問題是什麼，所以他們被淹沒了。
Q.這麼多年來，有這麼多時間管理的書，為什麼就是有這麼多人很難「把事情做好」？
A.這就像為什麼這麼多人需要運動，需要對別人好一點，需要更聚焦在重要的事情上，但做不到。這些都是人性的課題。
另一個答案是，我不知道。我不知道為什麼這麼普通常識的問題，不過就是改變行為，卻這麼困難。你要花兩年才能學會探戈，或者義大利文，所以你也要兩年才能學會ＧＴＤ，改變習慣，學會讓事情不堆積在腦袋裡。
過去，時間管理這個課題被貼上了錯誤的標籤。當你貼錯了標籤，就得不出對的解決方案。時間管理的關鍵其實不是管理時間，而是如何管理焦點，以及把注意力放在哪些課題上。
這是一種思考的方式。因此，我們在協助企業時，我們的產出（deliverable）之一是一個思考流程。當我們離開時，企業必須學會在開始開會時，問：「我們這個會議要達成什麼？」會議結束時，問：「我們的下一步是什麼？」
彼得杜拉克說：「知識工作者最大的挑戰就是，定義你的工作是什麼。」我協助客戶的重點是，定義你如何定義你的工作。
你有五萬尺、也有一萬尺高空的工作，你有email要回，但你同時有策略規劃要做。你還要維持人際關係，以及照顧自己的健康。這些都是你必須投入的工作。所以一個ＧＴＤ企業，不是永遠讓一切都在掌控中，也不是永遠聚焦，但你必須知道如何讓自己掌控和聚焦。
ＧＴＤ組織的真正關鍵是，很快地重新設定（reset）。當環境改變，你知道如何改變內部作業，改變焦點。這種敏感度會快速重新將人聚焦在對的地方。這就是清空（clear space）的策略性價值。你會更清爽，能將資源聚焦在重要的事情上。
把眼前的事情清空
如果你的頭腦清空，你就可以處理任何你覺得重要的事情。相反地，當大家常常處於壓力很大的狀態，腦袋就會進入一種情緒反應，也就是逃走或戰鬥（flight or fight）的狀態，很直覺地在處理事情。如果你把一大堆不完整的事情，都堆在心裡，那不是最好的處理方式。
Q.要清除這些事情，本身就是一個很大的挑戰。對企業主管來說，要怎麼做？
A.寫下來，或把它放在籃子裡。如果你有一件事情沒有完整、沒有決定，你永遠不會有一張乾淨的桌子。如果你把這些東西散置各處，你就會到處覺得被淹沒。相反地，如果你把眼前的事情，放在一個具體或虛擬的籃子裡，心裡就不會有障礙，因為你知道會把它清空。
Q.以你自己來說，多久你會清一次？
A.每隔二十四或四十八小時。清空不表示把事情做完，而是定義這些工作。當有件事情突然出現，你的壓力不只來自這件事，而是你不知道還有多少事情要做。一旦你釐清了那些舊東西，你就可以更優雅、從容地評估眼前的新事情。如果你知道，一、兩分鐘內，就可以看完這些東西，就不是壓力。
當你有很多堆積的東西，你就會不斷地想，還有什麼事情沒有處理的？很抱歉，這是你作為主管必須做的決定，但很多人卻抗拒這個工作，拖到最後一分鐘才做。
很多人不願意清空，因為他必須為這些承諾負責。他們會藉口說，因為沒有時間，所以我沒有做出好的決定。還有一種心理原因是，如果你快被淹沒了，那就表示你很重要。
專訪時間管理大師艾倫
EMBA雜誌編輯部/文
出處：EMBA雜誌287期「集中專注的成長策略」
<2019EMBA企業學習論壇>
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