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從新冠肺炎疫情淺談-如何撰寫企業緊急應變計劃|菲大專欄

 從新冠肺炎疫情淺談-如何撰寫企業緊急應變計劃|菲大專欄-HR

 

最近新冠肺炎疫情嚴峻,一波未平,一波又起,對大多數企業產生不同程度的影響,而且無法預料何時會終止,即便疫情結束了,公司運作還需要一段時間才能復原。從二月份開始,很多公司都進行了相應的防疫措施,但「計劃永遠跟不上變化」這句話,活生生地考驗著公司高層和管理部門,因為每日一變的疫情和政府規定,讓剛討論好的應變措施又要再變了!

 

不可抗力的突發因素

  17年前的SARS疫情影響跟這次相比,真是小巫見大巫,當年在企業裡的防疫應變措施,也相對容易多了。很多公司都有一個「緊急應變計劃」,我也曾負責寫過公司的緊急應變計劃,當時也是千辛萬苦找到某家大公司的應變計劃,文章一大抄,稍做修改就交差。簡單來說,這個緊急應變計劃的目的是:當一些突發的不可抗力因素發生時,要採取哪些具體措施,來確保公司運作的正常。因此會把可能發生的不可抗力因素都寫進去,例如地震、颱風、火災、水災、停電、罷工等等,然而這些不可抗力的因素,都是能預想到或經歷過的狀況,一些從未發生過的事件,自然就不會出現在緊急應變計劃裡了。

  舉個例子,1999年的千禧年危機,當時說的是:電腦的內建日期會因為跨到2000年1月1日0分0秒時而大亂,理論上這是1000年才會發生一次,電腦發明才幾十年,沒有人碰過這個問題。當時公司還緊急制定應變計劃,如何以人工作業方式來確保各部門作業,還要先把電腦裡的資料做好備份,我們只知道資訊部門關起門忙翻天了,最後所幸沒有看到或聽說有哪個企業因此發生電腦災情。到底有沒有千禧年危機?會不會發生?現在回想起來,對我們這些資訊外行人而言,有點像彗星撞地球的感覺呢!

  實務上,企業的緊急應變計劃是一份平常躺在檔案櫃的SOP文件,一旦有突發狀況發生時,可以立刻迅速地按照SOP採取相應的應變措施,才不至於手忙腳亂、不知所措。如有從未發生的突發狀況,再拿出來增修即可,經歷過SARS或千禧年危機的公司,或許會在緊急應變計劃增加相關應變措施。如果公司已有前人留下來的緊急應變計劃,是管理部門的大幸,如果還沒有,就要考慮要不要為公司撰寫第一版的緊急應變計劃了!千頭萬緒,第一版的緊急應變計劃該如何撰寫呢?

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