從新冠肺炎疫情淺談-如何撰寫企業緊急應變計劃｜菲大專欄
要能讓人信任和安心
放眼世界各國政府的防疫因應措施，台灣政府每天發布疫情說明和相應措施，整體而言，防疫成效比其他國家更好；其中有個成功關鍵：政府訊息的即時和公開透明，獲得了大多數人民的「信任」！也因為有了「信任」，讓大家覺得「安心」，進而願意配合政府的措施。
企業的緊急應變計劃也一樣，最重要的是「讓人信任和安心」！讓哪些人信任和安心？這些人在意的有哪些？具體的應變措施能否讓這些人信任和安心？
一、股東和老闆：
他們在意的是公司運作要能正常、確保營收和員工能正常工作。因此應變措施的規劃有三個重點：如何減少損失、恢復前如何運作、如何在最快時間內恢復正常運作。這常常牽涉到流程改變和跨部、跨區甚至跨國協調等作業面。
二、員工：
員工在意的是職場環境的安全、是否影響假勤和薪資收入。當突發狀況發生時，進行哪些具體的補強補救措施，既能讓員工安心工作，也能讓員工有所依循來配合。再則，公開透明的即時訊息是很重要的，隨著事件處理的變化，管理部門必須將最新狀況即時告知員工。如果情況嚴重，必要時要把員工家屬也納入溝通的對象，讓員工家屬也信任安心。
三、客戶與供應商：
客戶在意的是他的訂單會不會受影響，供應商則在意他的供貨和應收帳款是否如常；相關部門必須做好即時的溝通，主動告知相關的因應措施，展現公司的誠意和應變能力。
四、政府單位：
某些突發事件需要與政府相關單位進行溝通、回報或請求協助，有的公司甚至要應付新聞媒體的對外公關工作，這涉及到如何取得事件資訊的正確性和即時性。
科技工具運用的前提
不同時期都有不同的科技工具，可以運用在應變措施上，因此必須與時俱進，思考如何充分運用當時的科技工具。舉例來說，SARS期間，耳溫槍是最新的量體溫工具，但因塑膠套需要經常擦拭消毒更換，因此才出現了額溫槍、紅外線測量等新工具。
最近最夯的話題是遠距工作、分組分時工作的規劃，這若在SARS期間是很難做到的事，但現在每個員工都有自己的電腦、網路發達，甚至雲端技術也很普遍，在家工作變得是件很容易的事了。但每家公司的營運模式不同，並非每家公司都適合這種應變模式，建議應具備以下二個前提，才能真正的順利進行遠距工作、在家上班：
一、公司已有足夠使用的資訊工具與設備，切勿臨時添購一些價格昂貴、實用性不大的資訊工具。
二、老闆、主管和員工之間，必須有充分信任的默契，否則遠距工作反而會引起一些管理爭議。
撰寫一套適合自己公司的緊急應變計劃，確實是一項大工程，會涉及到公司內部及外部的許多單位和作業，而每一家公司的運作模式不同，如果只是參考複製別人的緊急應變計劃，恐有諸多疏漏或不足之處，即使有一套緊急應變計劃，也還是可能有其他料想之外的狀況發生，這就必須依靠管理部門的臨機應變能力了。不論突發狀況如何演變，只要秉持著「讓人信任和安心」原則所做出的應變措施，應該也是正確的決定！
勞工如果發燒的話，雇主可否拒絕勞工來上班？
文章來源：菲大的人資私房話
一個有跨領域背景以及跨國人資管理經驗的HR，現為FemasHR鋒形雲端人資系統的特約顧問。
訂閱電子報，重要HR資訊不漏看：https://lihi.vip/g9dSj
精選HR職缺
