安排一場有效果的年中面談 Mid-year Review｜尤昭權專欄
2020年是個很特別的一年，主要來自於新冠疫情的影響而產生的各項經濟波動與衰退，連帶使企業經營也面臨許多困境，員工也跟著歷經了一場起伏不定的防疫生活。時序進入七月，也就是剛好過了半個年度，很巧合的台灣的疫情也在此開始逐步減緩，各企業尚在修復傷口，下半年度仍充滿變數，部分具有固定績效回顧制度的企業剛好也可趁這個時候安排年中面談，來跟員工做一次深度訪談，也回首這半年來的收穫或是經驗，因為今年遇上疫情關係，員工的工作環境改變、心態衝擊可能都是前所未見，這樣的訪談更可以協助企業了解員工感受以及檢視這半年來的結果。
首先在介紹訪談的方法與重點前，你可能會問為什麼我不是寫「年中績效訪談」，而是很簡單的「年中訪談」?其實最主要是在歐美人力資源中體系中，年中(Mid-Year)的訪談或是審視(Review)並非只局限於績效(Performance)，而是包含各項溝通與對話，甚至是員工的心理狀態、工作壓力狀況等等，所以我們也希望企業不應只是單純以「績效」角度來執行這件事，而是用更柔軟的角度來看待，這樣對於企業與員工，或是主管與部屬才是雙贏的機會。
一.面談分階段
年中面談如果是一件很重要而且渴望獲得成果的任務，那面談的安排就不應該是隨意或是無預警的將你的員工拉到某個會議室坐下，完成表面上自以為是的訪談，實際上卻是敷衍一場。 所以妥善的準備以及安排，才會是一場成功的年中面談。階段的分配其實也很簡單，主要就是事前的準備(Before)、面談的進行(During)、面談後的後續(After)。這三個階段我提供一些重點給各位參考:
事前的準備(Before)��主管請事先安排好預計面談的日期與時間，無須意外與驚喜，畢竟再怎樣輕鬆的面談，都不可能與績效無關，雙方也不是來聊天的，所以主管能夠事先給予預告與通知，有助於雙方的互信。
另外就是做好資料收集與準備，如果有KPI設定，或是預定目標，那截至目前為止的成果是如何?有數據可看嗎？主管與部屬都有責任事先了解與收集，有利雙方的面談，同時如果能收到到外部回饋做為參考，將會是更有意義的面談。
面談的進行(During)
這裡我想強調，面談的進行最大原則絕對是「雙向對話」(2 way communication)，綜觀過去傳統企業的領導風格，太多主管不自覺落入單向溝通模式，也就是長篇大論後才發現都是自己的意見，員工反應了什麼也大多消失了，而且這種狀況下多數員工會改以選擇沉默來作為結束對話的武器，相對的這樣的面談也就是失敗的了。
著重對話(Dialogue)，讓意見交換是雙向交流是必要原則，同理心、了解員工感受則是情境，然後是輔助工具，輔助工具的意思就是試著利用手板、圖表、數據或是塗鴉來做為對話中的輔助，這樣可以讓雙方的話語不會只停留在空氣中消散，而是可以降落在彼此共同的視覺而進入腦海中。最後一個重點則是: 依據事實，KPI有數據或是績效有現況資料，就依據事實談話，避免過於虛幻或是誤解員工的表現。
面談後的後續(After)
完成一場成功的年中面談後，後續的追蹤仍是全年度任務的一環，重點可以擺在目標數據的追蹤與修正。接下來的半年是否需要改變策略或是工作模式，以修正上半年度的錯誤？年終之前安排定期追蹤，持續啟動小對話，並預告何時即將檢視全年度的成果。最重要的是，身為主管的你責任必須是協助員工穩定的朝下半年的目標前進，絕對不能置身事外，讓年中的努力白費到年底去。
二. 一對一的面談(1:1)
在英文用語裡，老外喜歡用1:1, 1-2-1, 1 on 1等來代表一對一的對話，也就是說營造的面談環境是一對一的，1:1的意思還有位置互換一樣是1:1，在面談過程中雙方同等重要、同等尊重。也千萬不要異想天開的把好幾個員工集合在一起，和他們談年中回顧，這不是有效的獨立面談，而只是一種檢討會議。
三. 主管與員工的角色
延續前面第一二點的原則，在整個面談的前中後，主管與員工的角色同等重要，也就是說如果你是主管，你可以依循上面的建議來做準備，但如果你是員工，你一樣可以依循上面的原則來做準備。這也就是為何在這篇文章中我們使用對話(Dialogue)與溝通(Communication)來描述年中面談這件事，因為這是雙向的傳遞，也是雙向都必須付出的責任。
四. 績效與發展的平衡
在年中面談的精神裡，有一個原則很值得思考，那就是績效(Performance)與發展(Development)的平衡，有時候在部門運作上往往因為績效掛帥而忽略了員工的個人發展，這也是在這類型年度面談中最容易偏移的方向，常常因為年中發現目標值落差太大時，主管開始心急如焚就忘了在員工發展上多點關注，重點都擺回如何在年底前達到預設目標。當然這也是最不易平衡與操作的問題，有賴主管的智慧與對員工特質的掌握。
結語
年中面談這項工作看似簡單，但執行得好確實也不容易，而且這次面談也是年終面談的半年暖身，畢竟一年的變化實在太大，出了問題待回首時已來不及反應。而人力資源部門則應主動協助企業、主管、員工去準備或是宣導了解面談的意義與重要，給予技巧指引，這樣才能在企業整體上產生效果。而主管擔任面談的發動者，更必須謹慎的安排與執行， 而不是敷衍了事，落入形式。雙向、尊重、傾聽、對談、同理心，這五個工具永遠是一場成功面談的不二法門!
本圖文由 尤昭權老師 授權轉載
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