HR們要注意這問題！員工「特別休假」到底要怎樣計算才不會觸法？
很多公司老闆和主管碰到這種剛工作滿期就要離職的員工，都會說這是故意的，進而產生情緒化反應；其實，這樣的離職安排確實是刻意的，但這也是員工的法定權利，該給就要給，切勿因情緒化進而激起不必要的勞資糾紛。
另特別休假給予的前提是要繼續工作「滿」一定期間，有些工作不滿六個月的員工，誤以為要按月份比例給予特別休假，這是錯誤的解讀。
離職時如有不滿期限的工作年資，公司是不必按照月份比例另計算特別休假天數。但如果公司要給，是優於勞基法，未嘗不可。
例如，2020年6月1日到職，2021年8月31日離職，工作一年三個月，因為滿一年已有七天特別休假了，不須另外按月份比例計算那三個月的特別休假天數。
其他建議與提醒
實施週年制：
勞基法規定特別休假天數與補薪的計算是以到職日起算，也就是所謂的「週年制」；另勞基法施行細則規定：加班補休而未補休的結算期限比照特別休假。有些公司仍延用舊有的「曆年制」（1月1日到12月31日）計算特別休假，這樣的做法也許能使人資作業在年底/年初統一進行，但在員工離職時會有複雜的結算和誤差，也常造成與員工之間的計算認定問題，因此衷心建議採用「週年制」，以避免計算的誤差爭議。
由「曆年制」改「週年制」，要先進行一次總結算的轉換，之後就一勞永逸了；另要能確實掌握每一位員工的到職日，以傳統的人工方式會錯誤百出，以資訊系統的自動化功能就萬無一失了！
非正職人員也有特別休假：
有些公司規定非正職人員沒有特別休假，這明顯是違法的！非正職的兼職、工讀生等部份工時員工，只要在同一家公司繼續工作滿六個月以上，也享有勞基法規定的特別休假，其應休的特別休假天數是以實際工作時數與正常工作時數的比例來計算，若未休完，雇主亦必須按相關規定補發工資。
特別休假的狀況要定期以書面告知員工：
勞基法施行細則規定：應休與未休之特別休假天數，應定期以書面通知給員工。
這規定於實務上的執行重點在「書面」，一般而言，可以在每月的薪資單上顯示出來即可，這樣就不需要另外製作書面的資料。
如果公司還是以人工方式掌握統計每位員工的特別休假狀況，還要以人工方式繕打在薪資單上，既耗時又費工，若能以自動化的系統來完成，是事倍功半的最佳方式。
文章來源：菲大的人資私房話，原文標題《人資單位注意！員工特別休假這樣計算一定違法》
一個有跨領域背景以及跨國人資管理經驗的HR，現為FemasHR鋒形雲端人資系統的特約顧問。
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