▲員工在外工作、少進公司，「出勤紀錄」該怎麼辦！雇主這樣做在勞基法也是合法的嗎？（攝影師：Anamul Rezwan，連結：Pexels）

文／樂誠勞資顧問有限公司

【勞動檢查】我的員工經常在外工作，出勤紀錄能否以其平常工作時間直接記載呢？

發哥(化名)經營公司多年，公司主要是針對半導體業界提供生產線設備維修、保養的服務，因此，公司的人力以設備工程師為主，且工作型態大多為駐廠服務，也就是員工通常都是直接到客戶公司報到，下班時間到了就直接回家，不用再進公司打退勤卡。
由於發哥無法確切掌握員工實際到達與離開客戶公司的時間，因此，對於員工的出勤紀錄，發哥都直接以約定好的工作時間09：00～18：00登載於出勤卡上做為出勤紀錄，員工也欣然同意。然而，發哥這樣的做法真的可行嗎？勞基法相關的規範又是如何呢？
 
雇主有置備出勤紀錄並確實記載勞工工作時間之義務

「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年」、「前項出勤紀錄，應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止」，前者為勞基法第30條第5項之規定，後者則為第6項，因此，只要是適用勞基法的事業單位，雇主均應確實履行上述兩項義務，不因勞工之工作型態而有差別。
因此，案例中的發哥不得單純僅以「無法確切掌握員工實際工作時間」為由而免除此責任。

這裡要提醒的是，有些雇主會認為直接以約定好的工作時間(例如案例中所述09：00～18：00)做為出勤紀錄亦有記載至分鐘，並無違法；但第30條第6項的重點除了「記載至分鐘」外，尚包括「記載勞工出勤情形」，因此，若均  以約定好之工作時間來記載的話，顯然並非勞工真實之出勤情形，故仍屬違反勞基法規定之樣態。

經常在外工作者，出勤紀錄該如何做好管理

有鑑於勞工在事業場所外從事工作之類型日益增加，因此，勞動部於104年5月6日頒布了「勞工在事業場所外工作時間指導原則」，使雇主對於經常在外工作勞工出勤紀錄做成與管理能有所依循。讀者可以透過以下連結於勞動部官網來進行下載：

雖然「勞工在事業場所外工作時間指導原則」僅為解釋性之行政規則，並非法律或法律所授權訂定之命令，但還是提醒雇主儘量以此指導原則做為管理在外工作勞工出勤紀錄之依據，較能符合勞動部之期待，也較能避免出勤紀錄在認定上之爭議。以下對於此指導原則做重點式的摘錄：

對於在外工作勞工之出勤情形，雇主仍有逐日予以記載之義務(第2點第4款)。
紀錄方式不以事業單位之簽到簿或出勤卡為限，可輔以電腦資訊或電子通信設備協助記載，例如：行車紀錄器、GPS紀錄器、電話、手機打卡、網路回報等(第2點第4款)。
對於在外工作勞工一日正常工時起訖之紀錄方式(紀錄之工具、由員工或雇主紀錄、回報方式)、延長工作時間之處理(是否應先行回報、是否一定時數內免回報)及認定方式、勞雇雙方應於事前「約定」之(第2點第4款、第5款)。
前項約定，應以書面勞動契約為之，並訂入工作規則(第2點第1款、第3點第1款、第3款)。