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用通訊軟體溝通也有潛藏勞資風險!有關用 LINE 談請假與離職,需要注意哪些事?

用通訊軟體溝通也有潛藏勞資風險!有關用 LINE 談請假與離職,需要注意哪些事?-HR
▲用通訊軟體溝通也有潛藏勞資風險!有關用 LINE 談請假與離職,需要注意哪些事?(圖片來源:freepik,CC Licensed。)

文/陳孟志 顧問、王楷文 助理顧問

從 MSN 到即時通、從 whatsapp 到 LINE,為了追求訊息傳遞與作業上效率與即時性,愈來愈多公司將使用通訊軟體視為理所當然,卻忽略了其可能隱藏的勞資風險,到底這是為什麼呢?

當員工用通訊軟體請假

相信很多公司在內部的工作規則中都有制定請假手續及流程,不管是透過紙本文件還是電子請假系統,不論是要提早幾天前提出申請,或者需要哪些證明文件,一定都會有詳細的規範,但是正所謂天有陰晴圓缺,人有旦夕禍福,總是難免會有需要臨時請假的時候,這時候如果公司是有電子請假系統的話就算了,手機或電腦點一點就可以了,但如果是走紙本文件流程的,難免就要面對員工臨時請假時,用什麼樣的方式告知公司,才算是請假完成呢?

舉例來說,員工小文今日上班前,覺得頭暈,測溫之後發現發燒了,此時小文只好用LINE傳訊息給主管請假,但是…

  1. 主管收到了小文的訊息,已讀後回答:收到,同意請假。

  2. 主管始終未讀小文的訊息,或是已讀不回。

顧問這邊先讓大家看一個函釋:

勞動條3字第1040130742號函:
依勞動基準法及勞工請假規則等法令規定,勞工如有請假之事由,雇主依法應給假,勞工若以通訊軟體告知雇主請假理由及日數,事後仍應依工作規則之規定或勞動契約之約定辦理請假手續。

由此可知以通訊軟體請假是可行的,但事後必須依照公司規定及請假手續完成,也必須補足相關證明,所以上述的例子1中說到,主管已讀後並回應同意請假,就算請假核准。

所以反過來說例子2中,主管未讀小文的請假訊息,自然不算請假核准,但如果是已讀的話呢?當然也不算,因為必須要滿足「已讀」及「回應同意」才是請假核准。

但相信各位老闆及人資夥伴有時候一定會遇到員工很盧的情況,就是員工說主管已經知道,但主管說他不知道的羅生門事件,這時候顧問就會建議各位老闆及人資夥伴,最好在公司的工作規則中明確律定「臨時請假只能透過什麼方式來達成」。
以上面的例子來說,如果公司規定「員工臨時請假,只能透過通訊軟體,而且要主管回覆收到的情況方能生效」,這時候就一定是要有主管回覆,員工才算是臨時請假完成了,這樣就沒有任何爭議,而且提醒大家,事後還是要依照公司規定提供證明文件喔。

當公司用通訊軟體交代事情

各位老闆與人資朋友們,是否曾在正常工作時間之外以通訊軟體聯繫員工呢?用字遣詞的不同,是可能因此使員工加班,並且產生加班費的。

為因應企業維持經濟活動方式越來越多樣化,勞動部於2016年發布了勞工在事業場所外工作時間指導原則,以此來補足勞動基準法中,勞工於工作場所外工作規範不足的部份。所以顧問也要運用這份主管機關制定的規則,分享2點實例提醒各位老闆與人資朋友該注意的事項:

1. 主管於小文非工作時間傳送檔案並要小文在1小時之內改好傳給他:

很明顯的這與勞工在事業場所外工作時間指導原則第二條第(七)項內容吻合,意即小文受到了主管的指揮監督,並限期要小文處理,此時公司或主管是有義務替小文記錄工作時間的,倘若沒有,小文也能以對話截圖與實際完成的檔案當作佐證,向公司提出事後加班申請。

2. 小文負責老闆明天下午的會議,老闆以通訊軟體留言提醒小文明天上班時間記得準備好會議資料給他:

此狀況由於老闆並未指揮監督小文立即性付出勞務,並且明確的說出明天上班時間記得準備好會議資料給他,像這樣的情況,實務上並不會構成加班。

綜合上述兩項例子就可以得知,如果用通訊軟體交辦事項給員工,要構成加班的條件主要有二:其一是指揮監督,其二是限時間完成。所以各位老闆與人資朋友們就要注意藉由通訊軟體交代員工事項時的用字遣詞了,以免明明事情不用急著處理,但員工卻因為擔心被罵馬上處理,然後又來跟公司要加班費,這樣就又造成另一樁勞資爭議事件了,不能不慎啊。

 

當員工用通訊軟體提離職

民法第94條:
對話人為意思表示者,其意思表示,以相對人了解時,發生效力。

民法第95-1條:
非對話而為意思表示者,其意思表示,以通知達到相對人時,發生效力。但撤回之通知,同時或先時到達者,不在此限。

最後一個常常遇到使用通訊軟體的場景,則是在員工提離職的時候,同樣先來分享例子:

小文由於生涯規劃想要轉換工作,但礙於面子薄,不敢當面向主管提離職,因此就用通訊軟體送出離職留言…

1. 主管收到留言後,回覆同意:

顧問認為這項是最沒有爭議的,因為依照勞動部發布的勞工在事業場所外工作時間指導原則來說,通訊軟體的對話內容與截圖已經是被主管機關認證為可以當成佐證的文件,而臺灣高等法院107年度勞上字第3號民事判決事實及理由第八條第(三)項中也說到我國並沒有法令強制規定關於勞動契約之締結及終止,應以書面或其他要式行為為生效要件,是勞工本得隨時終止勞動契約。

2. 通訊軟體顯示主管已讀,卻沒回應:

這項例子就會有很多疑慮了,顧問輔導企業時,接收到很多老闆與人資朋友的反饋,說公司主管也沒有回應同意,為什麼員工就不來了呢?因為依據民法第94條及第95-1條可以知道,當意思表示以通知達到相對人時即發生效力,而通訊軟體的聊天介面顯示,恰恰符合了上述民法條文的條件。
另外臺灣高等法院107年度勞上字第3號民事判決事實及理由第七條第(一)項中也說明了:勞工之勞動契約終止權屬單方意思表示,無須雇主之承諾,勞工一經合法行使,意思表示到達雇主即發生終止契約之效力。

3. 與主管之間的通訊軟體一直處於未讀狀態:

看完前兩項例子後,相信會有很多老闆與人資朋友認為這個總會不成立吧?可惜的是,顧問要跟各位報告,這項離職申請一樣是成立的,原因一樣是基於民法第94條及第95-1條的條文所述,當意思表示以通知達到相對人時及發生效力,所以只要員工將請辭訊息成功發送至老闆或代理人的通訊軟體聊天室介面的那一刻起,不管已讀或未讀,員工基於勞動基準法所賦予的勞動契約終止權已經形成,也就是法律所說的形成權已經成立,勞動契約即終止。

避免通訊軟體爭議,老闆可以這樣做

顧問分享了三項勞資雙方使用通訊軟體溝通時最常發生的實務問題後,相信各位老闆與人資朋友一定會擔心說,這樣看下來總覺得企業的角度很容易踩到紅線而發生不必要的勞資爭議,該怎麼辦?顧問在此為各位老闆與人資朋友整理幾項重點可參考:

  1. 雖然公司都有制定工作規則,但當各位老闆、人資朋友及主管們收到員工發來的請假訊息時,主動聯繫確認員工欲請假的假別及理由,並告知依工作規則規定,事後需要補足的證明文件。

  2. 如在工作時間之外的時間需要用通訊軟體聯繫員工時,倘若只是單純的交代事情,請一定要明確告知於上班時間處理即可。

  3. 承第2項,倘若真的需要員工於工作時間之外的時間請員工處理公事,建議先詢問員工是否同意,後主動告知員工會替他記錄加班時間並給予加班費。

  4. 在公司收到員工於通訊軟體發來的請辭訊息後,建議各位老闆、人資朋友及主管們主動聯繫員工,確認契約終止日,並按照工作規則,協調依照其年資於預告期間完成工作交接的項目與離職手續。

  5. 由本篇文章的分享可以得知,通訊軟體的對話紀錄也是法律上認證的白紙黑字,如各位老闆、人資朋友及主管們收到員工的訊息後,建議要截圖留存,並妥善保管以便日後真的不幸發生勞資爭議時,可以用以釐清事實。

透過以上分享,顧問希望可以讓各位老闆與人資朋友了解到,如何善用通訊軟體與員工之間溝通以及為公司的經營帶來更好的效益,也希望藉由每一次的文章分享促進勞資雙方的和諧,共榮共好。如果對於以上的文章內容有疑問,或是有延伸的問題,都歡迎在下方留言與我們互動,謝謝。


本文轉載自 聯和趨動顧問說,原文標題《使用LINE可能造成的勞資爭議有哪些?!


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