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用通訊軟體溝通也有潛藏勞資風險!有關用 LINE 談請假與離職,需要注意哪些事?

用通訊軟體溝通也有潛藏勞資風險!有關用 LINE 談請假與離職,需要注意哪些事?-HR
▲用通訊軟體溝通也有潛藏勞資風險!有關用 LINE 談請假與離職,需要注意哪些事?(圖片來源:freepik,CC Licensed。)

文/陳孟志 顧問、王楷文 助理顧問

從 MSN 到即時通、從 whatsapp 到 LINE,為了追求訊息傳遞與作業上效率與即時性,愈來愈多公司將使用通訊軟體視為理所當然,卻忽略了其可能隱藏的勞資風險,到底這是為什麼呢?

當員工用通訊軟體請假

相信很多公司在內部的工作規則中都有制定請假手續及流程,不管是透過紙本文件還是電子請假系統,不論是要提早幾天前提出申請,或者需要哪些證明文件,一定都會有詳細的規範,但是正所謂天有陰晴圓缺,人有旦夕禍福,總是難免會有需要臨時請假的時候,這時候如果公司是有電子請假系統的話就算了,手機或電腦點一點就可以了,但如果是走紙本文件流程的,難免就要面對員工臨時請假時,用什麼樣的方式告知公司,才算是請假完成呢?

舉例來說,員工小文今日上班前,覺得頭暈,測溫之後發現發燒了,此時小文只好用LINE傳訊息給主管請假,但是…

  1. 主管收到了小文的訊息,已讀後回答:收到,同意請假。

  2. 主管始終未讀小文的訊息,或是已讀不回。

顧問這邊先讓大家看一個函釋:

勞動條3字第1040130742號函:
依勞動基準法及勞工請假規則等法令規定,勞工如有請假之事由,雇主依法應給假,勞工若以通訊軟體告知雇主請假理由及日數,事後仍應依工作規則之規定或勞動契約之約定辦理請假手續。

由此可知以通訊軟體請假是可行的,但事後必須依照公司規定及請假手續完成,也必須補足相關證明,所以上述的例子1中說到,主管已讀後並回應同意請假,就算請假核准。

所以反過來說例子2中,主管未讀小文的請假訊息,自然不算請假核准,但如果是已讀的話呢?當然也不算,因為必須要滿足「已讀」及「回應同意」才是請假核准。

但相信各位老闆及人資夥伴有時候一定會遇到員工很盧的情況,就是員工說主管已經知道,但主管說他不知道的羅生門事件,這時候顧問就會建議各位老闆及人資夥伴,最好在公司的工作規則中明確律定「臨時請假只能透過什麼方式來達成」。
以上面的例子來說,如果公司規定「員工臨時請假,只能透過通訊軟體,而且要主管回覆收到的情況方能生效」,這時候就一定是要有主管回覆,員工才算是臨時請假完成了,這樣就沒有任何爭議,而且提醒大家,事後還是要依照公司規定提供證明文件喔。

當公司用通訊軟體交代事情

各位老闆與人資朋友們,是否曾在正常工作時間之外以通訊軟體聯繫員工呢?用字遣詞的不同,是可能因此使員工加班,並且產生加班費的。

為因應企業維持經濟活動方式越來越多樣化,勞動部於2016年發布了勞工在事業場所外工作時間指導原則,以此來補足勞動基準法中,勞工於工作場所外工作規範不足的部份。所以顧問也要運用這份主管機關制定的規則,分享2點實例提醒各位老闆與人資朋友該注意的事項:

1. 主管於小文非工作時間傳送檔案並要小文在1小時之內改好傳給他:

很明顯的這與勞工在事業場所外工作時間指導原則第二條第(七)項內容吻合,意即小文受到了主管的指揮監督,並限期要小文處理,此時公司或主管是有義務替小文記錄工作時間的,倘若沒有,小文也能以對話截圖與實際完成的檔案當作佐證,向公司提出事後加班申請。

2. 小文負責老闆明天下午的會議,老闆以通訊軟體留言提醒小文明天上班時間記得準備好會議資料給他:

此狀況由於老闆並未指揮監督小文立即性付出勞務,並且明確的說出明天上班時間記得準備好會議資料給他,像這樣的情況,實務上並不會構成加班。

綜合上述兩項例子就可以得知,如果用通訊軟體交辦事項給員工,要構成加班的條件主要有二:其一是指揮監督,其二是限時間完成。所以各位老闆與人資朋友們就要注意藉由通訊軟體交代員工事項時的用字遣詞了,以免明明事情不用急著處理,但員工卻因為擔心被罵馬上處理,然後又來跟公司要加班費,這樣就又造成另一樁勞資爭議事件了,不能不慎啊。

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