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用通訊軟體溝通也有潛藏勞資風險!有關用 LINE 談請假與離職,需要注意哪些事?

當員工用通訊軟體提離職

民法第94條:
對話人為意思表示者,其意思表示,以相對人了解時,發生效力。

民法第95-1條:
非對話而為意思表示者,其意思表示,以通知達到相對人時,發生效力。但撤回之通知,同時或先時到達者,不在此限。

最後一個常常遇到使用通訊軟體的場景,則是在員工提離職的時候,同樣先來分享例子:

小文由於生涯規劃想要轉換工作,但礙於面子薄,不敢當面向主管提離職,因此就用通訊軟體送出離職留言…

1. 主管收到留言後,回覆同意:

顧問認為這項是最沒有爭議的,因為依照勞動部發布的勞工在事業場所外工作時間指導原則來說,通訊軟體的對話內容與截圖已經是被主管機關認證為可以當成佐證的文件,而臺灣高等法院107年度勞上字第3號民事判決事實及理由第八條第(三)項中也說到我國並沒有法令強制規定關於勞動契約之締結及終止,應以書面或其他要式行為為生效要件,是勞工本得隨時終止勞動契約。

2. 通訊軟體顯示主管已讀,卻沒回應:

這項例子就會有很多疑慮了,顧問輔導企業時,接收到很多老闆與人資朋友的反饋,說公司主管也沒有回應同意,為什麼員工就不來了呢?因為依據民法第94條及第95-1條可以知道,當意思表示以通知達到相對人時即發生效力,而通訊軟體的聊天介面顯示,恰恰符合了上述民法條文的條件。
另外臺灣高等法院107年度勞上字第3號民事判決事實及理由第七條第(一)項中也說明了:勞工之勞動契約終止權屬單方意思表示,無須雇主之承諾,勞工一經合法行使,意思表示到達雇主即發生終止契約之效力。

3. 與主管之間的通訊軟體一直處於未讀狀態:

看完前兩項例子後,相信會有很多老闆與人資朋友認為這個總會不成立吧?可惜的是,顧問要跟各位報告,這項離職申請一樣是成立的,原因一樣是基於民法第94條及第95-1條的條文所述,當意思表示以通知達到相對人時及發生效力,所以只要員工將請辭訊息成功發送至老闆或代理人的通訊軟體聊天室介面的那一刻起,不管已讀或未讀,員工基於勞動基準法所賦予的勞動契約終止權已經形成,也就是法律所說的形成權已經成立,勞動契約即終止。

避免通訊軟體爭議,老闆可以這樣做

顧問分享了三項勞資雙方使用通訊軟體溝通時最常發生的實務問題後,相信各位老闆與人資朋友一定會擔心說,這樣看下來總覺得企業的角度很容易踩到紅線而發生不必要的勞資爭議,該怎麼辦?顧問在此為各位老闆與人資朋友整理幾項重點可參考:

  1. 雖然公司都有制定工作規則,但當各位老闆、人資朋友及主管們收到員工發來的請假訊息時,主動聯繫確認員工欲請假的假別及理由,並告知依工作規則規定,事後需要補足的證明文件。

  2. 如在工作時間之外的時間需要用通訊軟體聯繫員工時,倘若只是單純的交代事情,請一定要明確告知於上班時間處理即可。

  3. 承第2項,倘若真的需要員工於工作時間之外的時間請員工處理公事,建議先詢問員工是否同意,後主動告知員工會替他記錄加班時間並給予加班費。

  4. 在公司收到員工於通訊軟體發來的請辭訊息後,建議各位老闆、人資朋友及主管們主動聯繫員工,確認契約終止日,並按照工作規則,協調依照其年資於預告期間完成工作交接的項目與離職手續。

  5. 由本篇文章的分享可以得知,通訊軟體的對話紀錄也是法律上認證的白紙黑字,如各位老闆、人資朋友及主管們收到員工的訊息後,建議要截圖留存,並妥善保管以便日後真的不幸發生勞資爭議時,可以用以釐清事實。

透過以上分享,顧問希望可以讓各位老闆與人資朋友了解到,如何善用通訊軟體與員工之間溝通以及為公司的經營帶來更好的效益,也希望藉由每一次的文章分享促進勞資雙方的和諧,共榮共好。如果對於以上的文章內容有疑問,或是有延伸的問題,都歡迎在下方留言與我們互動,謝謝。


本文轉載自 聯和趨動顧問說,原文標題《使用LINE可能造成的勞資爭議有哪些?!


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