▲計算薪水眉角多！計薪前必須了解的相關法令與作業程序（圖片來源：freepik，CC Licensed。）

文／陳孟志 顧問 、王楷文 助理顧問

勞權意識抬頭，隨著台灣對於勞動法令的健全化，各位老闆及人資朋友在計算薪水時要注意的法令及作業程序就更繁複了，本篇文章顧問就從法令面與作業面分享計算薪水需要注意的基本法令跟作業時應注意事項。

人事資料建置

依照勞動基準法第7條，各位老闆與人資朋友有義務必需建立勞工名卡，並且應該保管至離職後五年以後才能銷毀。而現實上，隨著公司規模的不斷擴張，人員來來去去，建置的勞工名卡也越來越多，管理上越來越不容易，以下列出二種傳統的人事資料建置方法：.

一、紙本建置：通常以此方法建置的勞工名卡通常只能選用一種邏輯建構，性別、部門、以及到職年月來排序，不僅難以篩選，且有紙張破損、遺失的可能性。
二、Excel建置：雖然用Excel建置真的相對方便，但真的要用的好甚至設置各種建置邏輯的手續也相當繁瑣，各位老闆與人資朋友也知道，對於Excel的熟悉度與掌握度不同，需要篩選資料時所花費的時間成本也會不同，等於不同的人處理會有不一樣的效果。但是發薪水卻又是每個月固定的行程，如果換人計算且又不熟悉Excel，有很大概率會拖延到發薪時間。

差勤管理

跟勞工名卡一樣，依照勞動基準法第30條第5項來看，各位老闆與人資朋友們有義務記錄勞工的出勤紀錄，甚至必須至分鐘。雖然這是義務，但在計算薪水的時候也恰恰需要這麼做，才能準確的計算出每位辛勤工作勞工的薪水，以下顧問也替各位老闆以及人資朋友依照勞動基準法施行細則第21條的項目列出出勤紀錄方式以供參考：

休假與排班

依照勞動基準法第36條，公司在安排勞工的上班日中，每七天就要有一日為例假，一日沒休假日，就是口語說的「一例一休」，那如果公司都是比照公務機關的上班排班方式，排班規劃上自然就壓力少一點，但是並不是每一間公司及產業都適合同樣的方式排班，像是餐飲業、旅館業、航空業、電信業等等，都必須運用彈性工時制度才能妥善規劃進而維持必要的經濟活動。

看到這，相信各位老闆與人資朋友也會好奇何為彈性工時吧？顧問簡單做個說明，依照勞動基準法第30條第2項、第30條第3項及第30-1條來說，彈性工時共分為三種：

1. 二周彈性工時(第30條第2項)

2. 四周彈性工時(第30-1條)

3. 八周彈性工時(第30條第3項)

那每間企業都能套用彈性工時執行休假與排班制度嗎？當然不行，勞動部於2015年公告並於2023年更新的「工時制度及工作彈性化措施」介紹中有說明，該介紹中有提供適用彈性工時的行業清冊供下載，其中除了二周彈性工時適用全行業外，四周彈性工時與八周彈性工時都有規範適用之行業，各位老闆與人資朋友可得注意了。

顧問也要再次提醒，各位老闆與人資朋友在規劃休假與排班時，如果想套用彈性工時制度調移工作日、休息日、例假日及國定假日的情形，公司如有工會應取得工會同意，如沒有得召開勞資會議取得勞工的同意，以免有違反勞動基準法的疑慮。

延伸閱讀

彈性工時大解析-二周彈性工時
彈性工時大解析-四周彈性工時
彈性工時大解析-八周彈性工時

文章看到這邊，各位老闆與人資朋友是否會覺得處理人事工作要知道的「眉角」真的很多呢？其實，現在市面上有很多人事系統軟體，可以替各位處理前面講述的各項作業內容。舉凡上述的員工資料建置、班表排班、員工請假、上下班打卡，到後續要提及的人資朋友需要了解的相關知識，都能大幅度縮短各位老闆與人資朋友的工作投入時間，能夠更有效率的安排各項工作。

所以顧問就會建議各位老闆與人資朋友們，與其花大量的時間投入在處理繁瑣的人事資料上，不如直接使用一套方便的人事系統軟體處理前述的作業或者是乾脆直接將薪資作業委外給外部廠商，這樣既能將企業成本投入在獲利高的事務上，又能省去可能違反勞動法令的非必要成本，何樂而不為呢？