連馬斯克都討厭開會！改善開會品質4步驟：不只降低員工倦怠還能節省公司成本！
▲開會對每個上班族來說就像是噩夢，不只是浪費時間，大部分花費的會議時間還很冗長（圖片來源：freepik，CC Licensed。）
文／胡珈瑋
開會對每個上班族來說就像是噩夢，不只是浪費時間，大部分花費的會議時間還很冗長，有結論那倒算了，偏偏開會許多都沒有結果，但頂頭的上司們又很喜歡開會，在《離職說明書》一書其中一句話也提到，我們是為了工作而開會，還是為了開會而工作？前者才是正常的邏輯，但現實中後者的狀況比較多。
即使「不要開沒有意義的會議」早已是陳腔濫調，但顯然這仍無法改變職場上的文化，並且加上近年來工作形勢的轉變，遠距辦公模式增加，會議的時間次數更是大幅度上升！根據 Linkedin 的文章指出，與 2020 年相比，2022 年美國大型組織中每位員工的遠程會議數量竟增加 60%，而這種情況多數屬於非計劃的即時會議。雖然對於遠距辦公的成員來說，線上會議是維持員工們之間的聯繫，但這種會議仍太多。
而 Forbes 更指出，根據 2022 年的調查報告有將近 65% 的人表示自己時常得面臨沒有任何結果、缺乏效率的會議。另外則有其他研究顯示，64％ 的受訪者認為會議會影響自己的深度思考。而這些沒完沒了的會議卻不斷而來，也間接導致員工產生倦怠感。
不過，要如何做才能改變會議時帶給員工的疲憊感，甚至扭轉可以與厭煩畫上等號的感受？
Linkedin 提出四個可以改變公司會議的步驟給大家做參考
瞭解公司目前的會議文化
Linkedin 表示，首先在開始步驟前先調查下列事項：
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員工花多少時間參加會議？
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這是否因部門、經理、團隊、角色或其他因素（如年齡或性別）而有所不同？
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員工參加的是哪種會議，一對一、小團隊還是大型會議？
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會議是在哪些日期和時間舉行？
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會議的平均長度是多少？
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會議是事先安排，還是即時發起？
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以及最重要的問題，員工是否認為他們的會議是有需要還是不必要的？
有了這些資訊，將更清楚知道公司內部的問題以及可以如何進一步努力。
制定政策以支持更好的會議文化，並讓管理人員參與其中
一旦對現狀了解，接著就是需要制訂政策與建議，讓員工可以擁有更好的會議文化。但是必須了解的是，制訂政策只是第一步，我們還需要確保管理人員與新制訂的辦法保持一致，因為他們需要以身作則。
這可能說起來容易做起來難，特別是在新晉的管理人員中，他們召開的會議比其他人多 29％。因此，非常重要的是傳達重視員工時間的重要性，並提供具體的工具和建議來支持。
讓員工擁有跳過或取消會議的權利
推動新計畫成功的一個關鍵因素是讓員工有權選擇跳過或取消會議，而不用擔心錯過任何重要的內容。有 71％ 的員工表示，如果有高品質的會議紀錄及時共享，他們便可以跳過不必要的會議。而現在有很多會議轉錄工具可以實現，或者也可以指派某個人來負責會議記錄並分享。
研究發現，83％ 的員工更喜歡使用聊天來節省時間，而不是傳統的一對一會議。Linkedin 提到，或許也能使用專門提供會議使用的軟體 Slack 或 Teams。主管們可以要求團隊的成員在指定時間前提供更新。
▲討厭開會浪費時間的人其實也不只有員工，大名鼎鼎的馬斯克也曾表示自己痛恨浪費時間！（圖片來源：freepik，CC Licensed。）
確保開的會議有價值
LiveCareer 先前也指出，在會議中其實有將近 91% 的人都在發呆，甚至有 39％ 的認會因為會議過於冗長、無聊而打嗑睡！
不過要真的完全捨棄會議實在不可能，而重點是應該讓會議不會浪費時間、確保真的有效率！那麼應該如何做呢？Linkedin 認為，首先要提前確定會議目的與議程，且最好選出一位領導這次會議的人協助順利進行，以確認每位員工的聲音都有被聽到。
最後在每次會議結束時一定要留出時間概述之後的動作，並分配跟進任務，因為太多時候在會議結束時留下許多很好的想法，但都沒有明確的下一步行動。
最後，更好的會議文化對員工、公司都有好處
會議在我們職場中依舊扮演著至關重要的角色，但是其中太多屬於不必要的部分。儘管改變公司的會議文化可能需要時間來努力，不過往後就會為公司每年節省數百萬的時間與不必要的成本浪費。
另外，無論是工作還是個人生活，員工也可以擁有更多時間專注在重要的事務。
馬斯克也受不了會議浪費的時間
討厭開會浪費時間的人其實也不只有員工，大名鼎鼎的馬斯克也曾表示自己痛恨浪費時間！這項公開的事實就在先前接管推特後體現出來。根據商周的報導提到，馬斯克先前將寫給特斯拉員工的信件轉寄給推特員工，在提到的六大重點裡，就有三件在講事開會，像是：沒緊急的事就別開會、會議與自己無關就離開以及避免大型會議。
如果各位讀者們的公司也正被太多花費在會議上的時間所困擾，身為人資的各位，或許應該思考如何做出改變，不只是節省公司隱性耗費的時間與金錢成本，也可以讓參與的員工減少會議上所耗費的心神，畢竟會議的時間越長，完成的事情就越少！
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