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連馬斯克都討厭開會!改善開會品質4步驟:不只降低員工倦怠還能節省公司成本!

連馬斯克都討厭開會!改善開會品質4步驟:不只降低員工倦怠還能節省公司成本!-HR
▲開會對每個上班族來說就像是噩夢,不只是浪費時間,大部分花費的會議時間還很冗長(圖片來源:freepik,CC Licensed。)

文/胡珈瑋

開會對每個上班族來說就像是噩夢,不只是浪費時間,大部分花費的會議時間還很冗長,有結論那倒算了,偏偏開會許多都沒有結果,但頂頭的上司們又很喜歡開會,在《離職說明書》一書其中一句話也提到,我們是為了工作而開會,還是為了開會而工作?前者才是正常的邏輯,但現實中後者的狀況比較多。

即使「不要開沒有意義的會議」早已是陳腔濫調,但顯然這仍無法改變職場上的文化,並且加上近年來工作形勢的轉變,遠距辦公模式增加,會議的時間次數更是大幅度上升!根據 Linkedin 的文章指出,與 2020 年相比,2022 年美國大型組織中每位員工的遠程會議數量竟增加 60%,而這種情況多數屬於非計劃的即時會議。雖然對於遠距辦公的成員來說,線上會議是維持員工們之間的聯繫,但這種會議仍太多。

而 Forbes 更指出,根據 2022 年的調查報告有將近 65% 的人表示自己時常得面臨沒有任何結果、缺乏效率的會議。另外則有其他研究顯示,64% 的受訪者認為會議會影響自己的深度思考。而這些沒完沒了的會議卻不斷而來,也間接導致員工產生倦怠感。

不過,要如何做才能改變會議時帶給員工的疲憊感,甚至扭轉可以與厭煩畫上等號的感受?

Linkedin 提出四個可以改變公司會議的步驟給大家做參考

瞭解公司目前的會議文化

Linkedin 表示,首先在開始步驟前先調查下列事項:

  • 員工花多少時間參加會議?

  • 這是否因部門、經理、團隊、角色或其他因素(如年齡或性別)而有所不同?

  • 員工參加的是哪種會議,一對一、小團隊還是大型會議?

  • 會議是在哪些日期和時間舉行?

  • 會議的平均長度是多少?

  • 會議是事先安排,還是即時發起?

  • 以及最重要的問題,員工是否認為他們的會議是有需要還是不必要的?

有了這些資訊,將更清楚知道公司內部的問題以及可以如何進一步努力。

制定政策以支持更好的會議文化,並讓管理人員參與其中

一旦對現狀了解,接著就是需要制訂政策與建議,讓員工可以擁有更好的會議文化。但是必須了解的是,制訂政策只是第一步,我們還需要確保管理人員與新制訂的辦法保持一致,因為他們需要以身作則。

這可能說起來容易做起來難,特別是在新晉的管理人員中,他們召開的會議比其他人多 29%。因此,非常重要的是傳達重視員工時間的重要性,並提供具體的工具和建議來支持。

讓員工擁有跳過或取消會議的權利

推動新計畫成功的一個關鍵因素是讓員工有權選擇跳過或取消會議,而不用擔心錯過任何重要的內容。有 71% 的員工表示,如果有高品質的會議紀錄及時共享,他們便可以跳過不必要的會議。而現在有很多會議轉錄工具可以實現,或者也可以指派某個人來負責會議記錄並分享。

研究發現,83% 的員工更喜歡使用聊天來節省時間,而不是傳統的一對一會議。Linkedin 提到,或許也能使用專門提供會議使用的軟體 Slack 或 Teams。主管們可以要求團隊的成員在指定時間前提供更新。

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