動腦時間：工時紀錄是勞動檢查的重點項目。若公司想要保護自己，記得要確實留下打卡紀錄，以證明公司有遵守工時規定喔！

▲合法的工作時間計算：這些出缺勤紀錄準備好，勞檢沒煩惱。圖片來源：freepik。

文/陳業鑫

合法的工作時間計算：主管主動紀錄出缺勤，檔案至少保存五年

在工作時間的認定上，法律對企業其實是相對嚴格的，也使得企業們必須要主動出擊，才能確保自己的權益沒有受損。

有時候，員工超過下班時間才打卡，並不是因為需要加班，他們可能只是因為想要避開下班的塞車尖峰，或是因為其他私人原因而逗留在辦公室。但如果公司無法舉證員工「不是在加班」，那麼主管機關還是會依照員工自行打卡的時間，認定他（她）是在加班，倘若公司沒有支付加班費，就是違反勞基法，可能被開罰。

為了避免這種爭議，主管應該要謹守主動記錄的原則，管理員工的上下班時間，並且在工作規則中訂下明確的打卡及加班規則，例如規定「勞工有加班之需要者，應於加班前填寫加班申請單，並經核准後，始得加班且依規定發給加班費」，如此一來，若有員工未經主管同意私自加班或過了正常下班時間還留在公司，公司才有理可據。

至於什麼才是符合規定的出勤紀錄呢？根據法律規定，員工每天的正常工作時間不能超過八小時，每週不能超過四十小時，而且每工作四小時，至少要有三十分鐘以上的休息時間。如果以最常見的「朝九晚六」，即早上九點上班，晚上六點下班為例，中間午休的一個小時，其實就是兩個三十分鐘的休息時間相加，公司必須要求員工在上、下班時打卡，更謹慎一點，最好可以在勞動契約及工作規則內約定午休的具體起迄時點，避免出現超時工作的爭議。

這些出勤紀錄不僅要以「分鐘」計算，且檔案必須保存至少五年。打卡的形式並沒有限制，但千萬不要求取捷徑，代員工直接打下班卡，或是要求員工先打下班卡再繼續工作，如果遇到這種情況，勞檢員還是會透過其他的方式蒐證，反而自找麻煩。

在辦公室裡還算好管理，但如果員工因為常需要出外勤，很難判定他實際的工作時間；或是因為出差或其他原因，無法打卡記錄上下班時間，又該怎麼辦？

一般而言，你可以跟外勤員工約定，用他平時的上班時間，來計算在辦公室外的工時，如果員工可以證明自己的確有加班，例如用電子郵件或 Line 回傳，那你就有義務要照實記錄、並給予加班費。

要特別注意的是，雇主的主管永遠「有義務」要「主動記錄」員工的工作時間，並注意員工的出勤紀錄有無異常，若出勤紀錄顯示員工上下班時間超過正常工時，就要主動跟員工核對到底由無加班，若沒有加班只是逗留在辦公場所，就要立即會同員工更正或註記於出勤紀錄上，以免之後被誤會苛扣員工加班費。如果員工因為出差而無法自行打卡，那麼你更要積極管理，而不是便宜行事。因為剛剛提到過，法律在工時的認定上，認為是資方的責任，員工若未能或不便確實打下班卡，主管就必須發揮管理功能，主動記錄。