若不想要這麼麻煩，最省事的方式就是事先約定好一套外勤、出差的打卡規則，並且記錄在工作規則之中。例如，「凡是出差員工須先以網路申請出差，其中每日的上班時間以正常上下班時間計算，若有需要加班，必須第一時間告知主管並徵得其同意，加班結束後也須回報。」

這樣的做法，不僅可以更妥善的管理出勤紀錄、避免不必要的加班成本，也為公司設下一個保護機制，避免工時認定的各種糾紛。

另外，雖然政府要求每間公司都要留存員工每天的上下班紀錄，不過考慮到許多職務特性並非在固定場所工作，因此新增了一套「勞工在事業場所外工作時間指導原則」，讓公司可以跟員工約定透過GPS紀錄、行車紀錄器、手機打卡、網路回報、對話紀錄、客戶簽單等方式，替代傳統的打卡紀錄。

不過主管們可別誤會，遠端打卡並不等於「責任制」，公司仍然必須遵守一天正常工作八小時的上限，只是放寬了打卡的地點及方式，做為主管，仍然有詳實記錄員工每一天工作時間與加班狀況的責任與義務。尤其要管控好員工是否有自行加班的事情發生，最好的方式是約定好一套申請加班的SOP，讓員工在加班前先向主管請示，得到同意之後再以書面方式留存最為保險。

最後給個小提醒，現在很多主管喜歡在下班後用通訊軟體如 Line、臉書Messenger 交代工作，但依照這套「勞工在事業場所外工作時間指導原則」，主管若在下班時間用通訊軟體、電話或其他方式要求員工工作，員工有權利可以拒絕，或是以此為訊息作為證據，自行記錄加班時間，這些下班後才交付的工作一樣得計算工時、加倍支付加班費。

所以，如果不是太重要的事，不妨就留到上班日再交代，以免壞了員工下班後的放鬆心情，也導致公司要負擔額外的加班費用。