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績效管理應該是「動態的即時回饋系統」,而不是「歷史回顧」

績效管理應該是「動態的即時回饋系統」,而不是「歷史回顧」- 獎賞

在傳統的績效管理 (performance management) 觀念中,大家或許討論的重點會局限在多久應該做一次績效評核 (performance appraisal)? 是每季?每半年?還是每年一次即可?或許也會思考何時才是最佳的績效面談時間點?怎麼做才會有效果?

這種傳統的思維是把績效管理視為一種靜態管理系統,主管依據人力資源部門訂定的程序與時間,按表操課,完成每年度的績效考核,論功行賞。但隨著資訊科技的發展,促成企業人力資源系統的多元化與即時回饋化,再加上環境的詭譎多變,是該從動態策略的思維觀點來賦予績效管理新的精神與內涵了。

1. 即時的績效回饋才能讓員工能持續改善績效表現

我一直認為績效管理的目的不是消極的找出績效不好的人予以懲處或淘汰,而是積極地讓每位員工的潛能得以發揮,創造出組織的高績效。

一位員工績效不彰,目標未達成,真正傷害的是組織本身。所以,即時的給予員工回饋,給予明確的改善建議,或激勵更高目標的達成是直屬主管責無旁貸的責任。績效不是每年算總帳似的管理模式;當員工表現不好時,並不是抱著「年底打考績你就糟糕了」的心態。畢竟,年底打考績時已經是歷史了,過去式了,並不能挽回什麼。

員工表現好,隨時肯定他、鼓勵他、激勵他突破自己的潛能,不斷往前邁進。員工表現不好,馬上告訴他問題所在,共同找尋解決問題的方法、突破的方式;主管更應提供自己的經驗和洞見 ,帶領員工走出低潮,突破員工的盲點。

在資訊科技發展迅速的時代中,很慶幸這些回饋也可透過資訊科技的協助,即時的在人力資源系統中去執行與運用。這樣,不但留下紀錄,主管與員工也都可以藉由資訊的存取與溝通,不斷地審視問題的過程與解決方法,精益求精,做好知識管理;讓績效管理成為一個動態的即時回饋系統與溝通工具,而不是寫文章式的歷史回顧。而所謂的即時,會因為問題的本質,可能是每天、每周、或每月;來回應環境的需求與協助員工績效的提升。

2. KPI非固定不變的,將隨環境的變化隨時動態性的調整

在動態的策略思維中,KPI非固定不變的,目標是可因應環境的變化隨時來調整的。在數位時代中,目標或KPI設定的重要性或許不若以往,但畢竟它提供了一個大家努力的方向。過去在目標管理的制度運作過程中,常會發生如:提早達到目標後即停滯不再往前衝刺或眼看目標難以達成就提早放棄的狀況。

當目標是靜態的,年度目標一旦訂定後就不再更改就會產生此一弊病。目標的訂定應該是動態的,不是固定不變的,能因應環境的變化而即時調整。此外,目標的訂定不但應該能激勵員工,更應兼顧過程的正當性。員工更要能分辨事情的輕重緩急,根據事情的急迫性,設定先後順序,隨機應變,並把每一件事做好、做對、做徹底。

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