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「閒聊式」的定期面談是沒用的!教你2招留住人才,又提升企業價值

動腦時間:你是否也有過「閒聊式」的面談經驗呢?

企業定期舉行一對一面談,除了對員工進行考核外,也能重整人力分配;但若面談只是聊聊最近過得怎麼樣,豈不是浪費彼此時間嗎?

「閒聊式」的定期面談是沒用的!教你2招留住人才,又提升企業價值-HR
▲將意見回饋納入公司的正式制度,有哪些好處?圖片來源:freepik,CC Licensed。

文/服部周作;譯/李彥樺

將意見回饋納入公司的正式制度,有哪些好處?

面談不該是閒聊,你得⋯⋯

以下是我曾經聽過的一些狀況,請發揮一下你的想像力。

  • 我以前所待的部門採取微觀管理(Micromanagement)策略,一天到晚接收到關 於細節瑣事的意見回饋。相較之下,現在的部門幾乎是放牛吃草的狀態。 
  • 我對於部屬的培育抱持非常強的責任感,在很早的階段就導入企業教練制度,我所管理的事業部甚至發展成了海外的據點。我總是定期進行意見回饋,而且在我的觀念裡,教育與考核完全是兩碼子事。 
  • 每一年的主管面談,只有在進行升遷及加薪評鑑的時候。我會拿到一張寫著評鑑結果的紙,主管只會跟我談一些事務性的話題,或是一些比較緊急的工作。 
  • 從頭到尾都是「最近好嗎」之類的閒聊。 
  • 雖然安排意見回饋,但是事前準備時,真的想不出該問什麼才好,連最重要的三、四點都想不出來。
  • 我沒辦法以客觀的論點說明「為什麼數字沒有成長」,只能拍拍部屬的肩膀了事。我沒辦法做到從對方的想法、態度及行動上進行意見回饋。
  • 每次都只是口頭交談,內容僅靠記憶。沒有專用的紙張或格式,也沒有寫筆記的習慣,等到下一次進行意見回饋時,已經忘得一乾二淨了。

類似的情況多到列不完。這些情況的共通特徵,就在於公司並沒有正式的意見回饋制度。另外,很明顯的一點,那就是每個領導者及每個組織對於意見回饋的看法及立場,可說是天差地遠。

在第 2 章,我概括性的介紹「日常工作中的意見回饋」的定義、優點及確認清單。在第 3 章,我深入探討好記又有效的個人意見回饋——「回饋循環」。在第4章,我則詳述團隊的事前意見回饋手法——「團隊學習與團隊規矩」。經過了這些階段的說明, 接下來我想要談的是「正式場合中的意見回饋」。

以長期的角度觀察成長狀況

除了以個人為主的非正式意見回饋之外,如果還能同時實施做為正式制度的高品質意見回饋,不管是領導者、團隊還是組織,都能夠實現更快成長的目標。

為什麼要把意見回饋納入正式的制度之中?

首先,日常生活中的一些瑣碎的意見回饋,其實就像是一片片的拼圖碎片。雖然乍看之下這些碎片似乎各自獨立,其實絕大部分的碎片都可以拼湊起來,形成個人特質的一部分。

舉例來說,A的辦公桌上總是凌亂擺放著各種文件及雜物,行事曆的管理非常鬆散馬虎,而且穿著打扮也很邋遢。雖然這些都是必須個別解決或改善的問題,但是彙整起來,我們可以說A是個「粗線條的人」。

當然這只是比較極端的例子,然而,我們的行為舉止乍看之下有著非常複雜的多樣性,其實在骨子裡,大部分的行為都有共同的特徵。當意見回饋成為正式的制度,就會比較容易全面性的找出這些共通特性並且設法解決,如此一來,意見回饋的品質當然也會提升。

討論日常工作中無法處理的重大問題

其次,有些較嚴重的問題,只有在正式的場合上提出,才具有意義。例如:與人格特質有關的問題、不適任於當前職位的問題,或是在專案執行過程中所犯的過錯等,這些議題都過於重大,不適合在日常生活的意見回饋中輕易觸及。

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