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【Swingvy 人資心法】轉職潮招募必知!在做「資歷查核」時,這 8 個問題記得列在清單上

【Swingvy 人資心法】轉職潮招募必知!在做「資歷查核」時,這 8 個問題記得列在清單上-HR
▲轉職潮招募必知!在做「資歷查核」時,這 8 個問題記得列在清單上(圖片來源:freepik,CC Licensed。)

文/Swingvy 雲端人資系統

之前跟大家分享過招募徵才懶人包以及招聘好人才必看的招募上工筆記,今天小編要來帶大家看看在招募時的重要環節 —— Reference check(資歷查核),究竟該不該做、要怎麼做才能在不違反個資法的前提下,透過查核來了解面試者是否符合公司的人才需求,讓我們繼續看下去吧~

一定要做 Reference Check(資歷查核)嗎?

對公司來說,做 reference check 最主要的目的,就是為了要確認面試者所提供的求職資訊是否都符合真實情況。也能從第三者的角度,來進一步了解應徵者以往的工作狀況和人格特質。如此一來,除了能夠篩選掉不誠實的人之外,也有更高的機率找到真正跟公司文化相符的人才。

‍‍除了找應徵者的前同事、主管、同學等詢問之外,從應徵者的公開資訊,例如社群媒體上的資料或發言,也能略知一二。‍當然,並不是沒做 reference check 就找不到好人才,事實查核對人資、招聘者來說就是多買一份保險啦~

要特別注意的是,如果要對面試者未公開的資歷進行查核,千萬一定要記得事先取得他的同意,而且調查的範圍也僅限於工作上的資訊,例如學經歷、工作內容、在職時的表現和人際互動等,否則就可能會違反個資法了。‍

Reference Check 流程大解析

那麼如果要進行資歷查核,流程應該要怎麼規劃比較好呢?通常,如果有通過面試,就要告知應徵者接下來會進行 reference check,也請他提供可以做資歷查核的受訪人選,並協助安排雙方都方便的時間聯繫。‍

‍與受訪者實際對談前,之前也要記得事先準備好問題;對方的回答則需要完整地記錄下來,以便後續做決定時能夠作為判斷依據,尤其是如果要在好幾位合格的面試者當中決定出一名最符合公司需求的人才,這份 reference check 紀錄就非常具有參考價值了! 

‍‍最後,如果在對談中沒有問到答案,也可以考慮是否要再請面試者再提供其他適合的人選~

資歷查核會不會違反個資法?

原則上因為「資歷查核」這件事本身就具有特定目的,只要蒐集的內容不超過合理範圍,而且事前有確實說明目的,以及取得面試者的同意,那麼以現行的個人資料保護法來說是沒有問題的!‍

那麼哪些問題算是合理範圍呢?

基本上,只要跟學經歷、職場表現相關的問題都非常安全,不過如果問到更私密的問題,例如性向、身體或家庭狀況等,除了超出合理範圍,也可能會觸犯個資法第 6 條,以及就業服務法施行細則第 1-1 條。‍

‍公司在收到應徵者的履歷時,無論是否為公開履歷,其實已經算是個資蒐集的範疇,就需要遵守個資法的相關規定,例如只要是非公開的資訊,在取得前都需要取得當事人同意;或是根據個資法第 11 條在確定不錄取後,需要將未錄取者的資料刪除;若要留存也須依據個資法第 20 條,告知當事人留存的目的並取得同意。

如果因為不注意而誤觸個資法,除了公司之外,負責人也可能會遭到裁罰,個人也可能需要負擔刑事責任,罰則加起來超級重,一定要注意!

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