準備好迎接 Hybrid Work 混合工作模式時代的來臨嗎？｜尤昭權專欄
▲準備好迎接 Hybrid Work 混合工作模式時代的來臨嗎？（圖片來源：Freepik，CC Licensed）
文／尤昭權
時間來到了 2023 年中，記得三年多前的新冠疫情爆發時，為了防疫、封鎖等等所有的管制措施，全球公司措手不及的開始改變工作型態，而一開始最直覺也是最容易執行的方式就是居家工作 ( Work from Home )，也就是把員工留在家中辦公來對應這種特殊狀況。WFH 概念當然不是因為疫情才有，但卻是疫情才把這個型態推送到多數公司去面對，而這三年多來的過程中公司以及人力資源部門也不停的探討了許多從 WFH 而衍生出來的問題、政策與執行方針。然而隨著疫情時間拉長，各國管制政策不同，單純居家工作似乎也無法兼容各種員工的工作型態，WFH的下一階段就進入了遠距工作模式 ( Remote work )。
遠距工作模式 ( Remote work ) 與居家工作 ( WFH ) 其實沒有太大差異，唯一的定義是工作地點的改變，早期我們執行 WFH 的時候員工是在家工作，所以「在家」是一個辦公位置選項，不是在辦公室就是在員工家中，相對應的限制條件比較單純。而遠距工作的模式出現後，我們要看的就不是只有「在辨公室」與「在家」上班這兩種選項，而是延伸到了第三個地理選項。在遠距工作這個模式下，企業允許員工規劃適當的辦公地點，可以是家中，可以是街邊的咖啡廳，也可以是在另外一個城市地點。
不過如前面所提，這個地點的改變就更為複雜，實質上會牽涉到表面看不到的風險範圍，例如今天在咖啡廳上班時，這個地點算不算法令上定義的「工作場所」，如果今天A咖啡廳，明天是B咖啡廳，那隨意更換有無影響認定，這裡延伸出去的則是保險與職災認定問題。
所以勞動部很早就有制定了所謂【勞工在事業場所外工作時間指導原則】來協助規範，只不過這世界變化太快，指導原則我認為也已經無法全面考慮到所有風險層面，故同時職安署也曾做出相關解釋，例如: 『勞工因應疫情受雇主安排居家工作，因其工作環境屬勞工家庭生活之私領域範圍，其設施亦非雇主提供，如發生疑似職業災害或提出申訴時，勞動檢查機構接獲通報或受理申訴案件後，可透過與雇主、勞工及有關人員進行訪談及相關事證調查等方式，實施檢查，並依法處理』。只不過這看起來也仍有不足之處，企業如何定義仍有待商榷，後段我們再來談談。
那下一階段的 Hybrid Work 是什麼? 多數中文翻譯是「混合工作模式」，就像我們知道汽車有 Hybrid 動力，指的是具有油電雙重動力來源的車，形式上是一種混合模式來提供車輛前進。所以 Hybrid work 翻成「混合工作模式」也算貼切，意思是員工會透過不同的勞動方式來讓公司繼續營運。所以 Hybrid Work 的定義就是把傳統、居家、遠距等等上班模式通通集合起來，成為一套企業可以執行的「混合工作模式」政策，並做出規範，所以 Hybrid Work 可以分成以下幾種型態:
1. 全數位化遠距工作模式
所有的工作與任務都是員工在遠端完成，透過全數位化的方式來完成工作，也只有在特殊活動時才會會面。而這樣的工作形態多數會透過勞雇雙方合約與協議來規範。
2. 彈性工作模式
採遠距與辦公室上班的彈性與調適方式並行，依照員工職位與職務屬性來定義比例，例如一週可以幾天遠距上班，或是頻率與間隔，而最大原則是員工不會因為遠距或是辦公室上班而有不同的績效表現與產出結果。
3. 全辦公室工作模式
有別於上述兩點的彈性，這個模式就是傳統的上班型態了，對於某些職務性質來說，只有在公司內部環境才能達到成果，例如生產線作業員、維修人員、製程人員等等，這些都不適用於任何遠距模式。
所以 Hybrid work 混合工作模式就是把所有傳統與現在遠距工作的概念全部整合，並包含到全數位化遠距工作這種特殊形態。疫情後的時代，Hybrid work 已經逐漸成為許多企業的下一步，而這也不再是因為疫情而存在的政策，而是正式進入企業體系內的標準之一。
那 Hybrid work 在制定時有哪些是需要留意的呢? 事實上早在 WFH 推展時期，多數企業都已經有一套完整的制度來規範，Hybrid work 只需要稍加修正就可以，執行上並不難，不過我們還是來回顧一下整體制度該注意的點。
1. 範圍
Hybrid work 之所以取代 Remote work 主要就是完整納入所有工作型態，所以對象就不再是侷限部分員工，而是可以適用到全體員工，這是政策發佈上的第一個層面。
Hybrid work 的執行細節仍不能牴觸當地法令，例如改變勞健保險，排除職業安全保護等等。
Hybrid work 雖然允許全數位化遠距工作，但員工直接跨國移動算不算? 這就需要非常留意了，因為這牽涉到各國法令、稅法、保險制度的不同。所以多數企業會把跨國移動的工作設限，例如設定最高天數。而如果是長期的移動至不同國家，通常會直接納入異國調派流程中 ( Mobility Process )，而不會單純放在 Hybrid work 規範中。
2. 政策基礎
首先要確認一個概念，Hybrid work 混合工作模式不應該被視為是一種權利，也不應該被視為是一種責任。員工可以自由的選擇適當的工作模式，並與主管取得理解與核准後執行。同時企業仍必須保有在合理原因下撤銷與變更的權利。而不管哪種工作方式，很重要的另一個基礎是必須確保員工能夠產出跟在辦公室上班一樣相同的成果，品質與效率，這樣對於企業與員工才有意義。管理階層的支持與理解也是政策基礎之一，主管必須要能在員工的選擇上做出適當的平衡，並依據員工職位、任務以及表現來判定。同時不同的員工也會有不同的執行方式，而非相同職務一定有相同的工作模式選擇。
3. 適用資格
如前文所談，三種工作型態都來自於不同的職務屬性與企業需求，所以哪些員工適用，哪些不適用必須清楚定義。
4. 出勤工時與紀錄
在現有台灣勞動法規內，即便有不同的工作型態，工時的規範與紀錄仍然是被要求的，所以仍然需要有制度內的工時規定與紀錄型態存在。如果問說能不能因為遠距工作或是在家上班，可以選擇不用打卡，改採責任制方式自行規範呢? 答案是不行的，至少以目前法令是不支持的。
5. IT 設備與資訊安全
在我們談 Hybrid Work 時，IT 服務已經是非常基礎的建設與要求，因為這是所有現代遠距與數位工作的基礎，沒了 IT 與網路一切都是白談。以下有幾個點可以特別留意:
維持具有網路連線與足夠頻寬應該是員工在執行混合工作模式時必要責任，如果視訊會議時嚴重的延遲或是畫面斷訊，這將是一場災難會議。當然企業可以自行決定網路費用是員工責任還是企業支付，或是定義為員工福利項目的一種(因為家庭網路不會侷限在工作使用)。
企業必須確保員工的設備可以自遠端連線至企業內部，且不影響工作的授權需求。
資訊設備的提供是個議題，我一直認為企業執行遠距工作模式時，由企業提供對應的資訊設備，例如電腦、通訊、連線授權仍是非常必要的成本，如果企業同意或是要求員工自備電腦，那表示企業資安系統就直接對外敞開，這絕對不是建議的政策方式。
6. 環境健康與安全
在執行不同的工作模式之前，適當的環境評估是必要的，主管有責任確認員工在遠端、在家中工作時仍然擁有一個健康與安全的空間，唯有在這樣的前提下才能開放選項。另一個問題是，員工是否同樣擁有適當的辦公家具，符合人體工學嗎？會不會遠端上班後發生另外一種型態的職業傷害？這些都應該列入評估內，而國際上許多大型企業也確實把辦公家具支援納入補助範圍之內了。所以從健康安全角度來，企業必須確認整體保險制度規劃是否完整，思考政府勞保是否可以涵蓋全部風險? 如果沒有，是否要加上 24 小時團體保險來保障呢?
還有一個很容易發生的現象是，因為不在辦公室上班，所以員工很容易失去上下班的界線，當下班界線模糊時，員工就有可能工時過長，或是久坐未移動而造成生理肌肉的疲勞，這裡則是可透過提供居家舒緩運動的建議來協助員工調整，確認生理與心理健康。
7. 機密保護
遠距工作或是在家工作在機密文件上保存上仍然是一項課題，在辦公室內仍然是屬於企業內侷限環境，但在外部位置則可能出現不經意外洩機密的疑慮，有時一張紙張放在桌上，或是遺漏在某個第三地位置，就可能造成機密的洩漏。所以通則管理仍是必要的，保密義務並不會因為工作型態的不同而有所妥協。而另外一的方向則是從員工端思考，員工的個人資料、家庭隱私也不應該因為選擇在家或是遠距工作而遭到企業讀取，雙方都有保密義務。
8. 組織文化、團隊精神及歸屬感
硬體設備可以透過投資解決，但建立組織文化與維持團隊精神就不是這麼容易的一件事了。在 Hybrid Work 下，員工可能更加分散甚至更少見面，如何維持企業的文化將會是一項重大考驗，少了員工到辦公室的面對面，團隊精神是否還能維持？實務上企業跟部門可以安排定期會議、虛擬下午茶或是內外部團隊活動來補足這方面，所以 Team building 的建立仍是部門主管必要的責任之一。
另一個精神層面的問題則是歸屬感，當員工不再進辦公室，或是一週幾次進辦公室，辦公室內是否還有員工的專屬座位? 有些公司因應這樣的變化後，為了節省空間與資源利用而將辦公桌改成彈性共用，或是變更為不分區大辦公桌。但這樣的規劃會不會讓員工失去了歸屬感？當員工在公司內沒有自己的空間了，辦公室桌上了療癒小物不見，桌上名牌也不是自己時，回到公司是否會像是到陌生環境或是真有回到公司感覺呢？員工歸屬感的建立從報到第一天就開始，切勿因為硬體的改變而忽略了員工心裡的感受。
整體來說，Hybrid Work 的制定與執行是需要較寬廣的面相考量，在制訂前務必全面檢視現有軟硬體設備是否足以支撐這樣的政策，員工的型態、企業的型態是否適合這樣的混合工作模式，有了適當的前提才能繼續推進。而推進過程中最重要的三個支援體系則分別是設備 ( Facility )、資訊 ( IT )、人力資源 ( HR )。設備確保員工有一個適當的工作環境可以維持安全、健康與歸屬感。資訊確保一個穩定的系統環境與工具來讓員工工作。而人資則是扮演最重的政策制訂、文化建立與合作溝通促進角色。有了這樣的後勤支援，再加上企業的前瞻觀念，我想 Hybrid Work 混合工作模式就會是企業的一大利器，也會是未來更進階的工作型態了。
你還可以看這裡的推薦文章：
◆ 遠距工作替雇主帶來的好處：維持競爭力＆留住並吸引人才！
◆ HR看遠距工作：「不進辦公室」是未來工作趨勢，也是組織文化＆個人紀律的試煉
訂閱電子報，重要HR資訊不漏看：https://bit.ly/3bHUU5c
精選HR職缺
