當主管面臨的第一個挑戰是孤掌難鳴?建立參與感不是在開會時請吃東西而已
促使別人投入
請牢記,建立參與感不僅是開會時買甜甜圈請大家吃,你的領導方式也很重要。籠絡別人參與時,要拿出追求的目標、積極的心態、信任感與精力:
一、組成團隊。
團隊要靠個人與使命,以及人與人之間的彼此聯結。你要對成員的動機抱持好奇心(他們為什麼想要參與這項使命、為什麼相信這項使命),並了解他們擅長的強項。除非完成這一步驟,否則就應該先延後傳統的誓師會議,也就是專門為公布計畫、時間表、任務、衡量標準而召開的會議,之後再拿出各種試算表。更理想的方式是,找來參與者一起準備這些表格。花一點時間,此刻就打造一支高效能團隊,你一定不會後悔。
二、對別人產生興趣。
如果你非常擔心自己被指派的任務過於龐大,對於待辦事項清單走火入魔,其實是很正常的事。這時候你應該想一想,需要找誰一起來參與你的使命。
對別人的想法和感覺抱持好奇心。
只要嘴巴在說話,你就不是在學習。你必須刻意保留時間,在一對一討論和小組討論時好好傾聽。務必回覆別人寄給你的信件、電話或備忘錄,這樣大家才知道你聽見他們的聲音了。另外,確實做好筆記,以中立的態度做摘要(當你一字不差的記下別人所講的話時,他們會感到很高興,覺得自己的貢獻彷彿已經得到認同)。
提出請求時必須明確。
如果人們明白你真正想要什麼,就很可能樂意幫忙。既然你不想三顧茅廬,不如第一次就把話講清楚,記得使用積極的言詞答覆人們的疑惑。接著就抱持敬意傾聽別人的話:對方在思考、感覺,但是藏在心裡、沒有說出來的話是什麼?你可以組織一下揣度出來的想法,再向對方求證。
不要刻意!迎合別人說對方想聽的話,以獲得他們的贊同或是達到其他目的,這樣的做法其實很正常。
可是你要小心,別被自己的言行反咬一口,因為人們可能會把你的話傳出去,也可以把你寄的電子郵件轉發給別人,祕密是不存在的。
保持前進,但也要回頭籠絡尚未投入者。
尚未投入和還未決定支持你的人,可能晚一點才會加入,因此一旦獲得一些進展,最好回頭去籠絡他們,再度請求他們協助,畢竟沒有人想被拋在後面。
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三、透過關懷、傾聽、幫助激勵參與。
我們可以確定一件事:指示別人做事情,只宜偶一為之,不宜長時間如此。這樣說來,你要如何爭取忙碌的人來參與?畢竟他們也有重要的事情和目標要進行。
幫助別人。
有人可能純粹出於慷慨,就助你一臂之力,但總有你可以回報的地方。這是雙方互惠,也是商業領域很關鍵的一環。你要打聽他們的優先考量與目標,之後再進行你的議題。為了讓別人也有所回報,你應該先暫時停下來幫助對方。
主動找人當面談談。
人們可能老是說自己太忙,可是如果你不開口問,就聽不到他們真正的想法。具體來說,你應該主動尋找那些在會議上或電話裡沉默不語的人。
你應該聽聽所有聲音,尤其是那些太害羞或不喜歡在群體中發言的人的聲音。他們在那些場合中可能分心了,或是太無聊以致沒有發言。不過,他們也許有沒說出口的反對意見,值得你在這個階段聽一聽,以免等到最後一刻才知道,那就來不及了。
提出好問題。
比如:「你覺得什麼樣才算偉大?」、「有什麼東西會妨礙我們達成使命?」好問題能開啟思路,一旦發現會議室裡大家精力旺盛,你就明白了。
集體小慶功。
小幅度的進展也值得慶賀,這有助於強調成功是整個團隊的功勞。讓別人站在聚光燈下,將愛散播出去,就會感受到這份愛傳回到你身上。