▲會議多到爆又沒效率，是因為這6件事沒做好！圖片來源：freepik，CC Licensed。

文／馬丁‧林斯壯；譯／溫力秦

再過幾分鐘會議差不多就要結束了，但議程上還有九個重點沒討論到。事實上是這樣的，一定會有人為此再安排開另一場會議。就在此時，同事們都在說再見了，他們揮手的樣子好像電影《真善美》裡面那些唱歌的人——到底是從什麼時候開始，只要有人離開會議就要揮手道別？最好笑的地方在於，這些人明明再過五分鐘就會在下一場會議見面了，接下來那場會是在WebEx開還是Google Hangouts？你真希望可以優雅地退場——電影的演職員表往上捲動，伴著音量漸強的浪漫音樂——但可惜出現在你眼前的是離開會議的圖示，你心不甘情不願地按下它。

以上情景是否很眼熟？是不是和你平常參加線上會議或面對面會議碰到的情況相似到讓你覺得渾身不舒服？倘若如此，你為什麼不再質疑這種事，反倒隨波逐流，盲目又蹣跚地向前走，容許常理一點一滴蒸發，最終消失殆盡？以下提供幾個原則，幫助各位進行成功又有常理的會議：

向手機、網路、電子郵件、簡訊說「不」

我曾經在加州山景城（Mountain View）的Google總部演講，當時臺下有200位左右的觀眾。那段30分鐘的演講裡，真正與我有眼神接觸的有四人，其餘聽眾不是看筆電就是滑手機。當然，有些員工邊聽演講邊做筆記，透過手機或平板的視訊鏡頭功能跟我做虛擬眼神接觸，即便如此，所傳達的意思還是一樣的：比起聽你講話，我們還有更好的事情可以做。

不妨買個籃子或其他容器，請與會人士在自己的手機上貼便利貼做標示，然後把手機放入籃子，等會議結束後再取回。（ 要我實話實說？如果某個人或某件事「真的那麼」重要，不如親自去見見對方，把事情好好談一談。但若是不緊急的話，晚一點再處理也沒關係。）

建立議程

無論這場會議是線上會議還是實體會議，都應該問一問自己，這場會議想要達成什麼目標？接著再進一步思考，如果這是今天第一場會議，請所有出席者列出他們的議程，也就是他們想達成的一件事。等會議結束時，這個團隊的領導者也許可以寫個扼要的紀錄傳給所有與會者，把重要的決定和方向重述一次作為提醒（和驅策），讓大家保持專注。

簡單來說，就是強調這場會議的重點。千萬別說開會的目的是為了「檢討」某些事情，因為這樣的主題太廣泛了。你打算尋求認同還是希望澄清一些事情？明確指出來，愈具體愈好。

限定時間

如前所述，會議時間多半會開一小時左右，其中大概要扣掉五到七分鐘的時間處理瑣碎的技術問題。

事實上，職場彷彿遵循著會議必須得開一小時的潛規則，否則的話，這樣說吧，假如不開足一小時恐怕就是有問題。但良心建議，開會時間最好不要超過「30分鐘」。

開實體會議的時候，我會帶時鐘進去，確保會議在半小時內結束。我告訴大家這個時鐘代表的正是會議室裡所有人薪水的總和；最低薪我們假設一小時120美元，最高薪1000美元左右。「大家在這裡集合之後，」我說道：「會議都還沒正式開始，就已經飛走了1萬5000美元，再加上有『我』在這裡的緣故，這場會議又變得『更昂貴』了，所以我們趕快來計時吧。」會議進行15或20分鐘後，我會宣告大家已經浪費4000美元在弄那些IT問題，接著再繼續開會。現場擺一個時鐘有助於與會者將注意力放在這場會議原本的目的，或者更確切來講，專注在大家「應該」要做的事情上面。真是遺憾，每一場會議我都得帶著時鐘同行才行。

伊隆．馬斯克（Elon Musk）有一項原則我深表贊同：「只要你發現沒辦法為這場會議或這通電話增加價值，就離開吧。離開並非失禮，留住別人卻浪費他們的時間才是失禮。」簡單來講，只要與會者覺得他們對這場會議沒有貢獻，大可放心離開。