跟糟糕的職場文化說bye bye！會議多到爆又沒效率，是因為這6件事沒做好
提防「迴圈」思維
開會時的對話有時會讓我聯想到摩天輪；對話從某個點開始，然後慢慢升起，接著走到高峰，最後又煩躁地回到對話的起點，而且還多了那麼一點點的心不甘情不願。我們來重溫一下我在機場買那副耳機曾經經歷的對話。
「之前已經討論過要怎麼讓顧客更容易拆開紙板，把耳機拿出來的想法，」有人說道：「但這樣做的話，該如何防盜？」、「我希望法務審慎思考安全方面的問題，萬一發生小朋友被電源線纏住或是把線吞下去怎麼辦？」、「如果改包裝，就會增加生產成本。」、「我擔心新包裝放不進零售店的貨架。」、「問題是沒有人可以拆開塑膠殼取出耳機啊！」大家都喜歡批評挑剔，因為這樣可以表現出自己頭腦好、善於分析，能把事情想得很透澈。可是如此一來，事情就會變得分崩離析，終而浪費時間，一事無成。
把會議的對話進行分成三階段，可避免落入這種常見的窘境。比方說，假設就在同一場討論耳機的會議中，有人提出了設計耳機專用的「迷你背包」構想，背包前方的口袋放耳機，側邊口袋可以收納連接線。
- 第一階段是：「如果沒有技術或操作上的問題，大家基本上喜歡這個構想嗎？」
如果在場所有人都支持迷你背包的概念，那就表示大家對於這個決議的本質或核心都予以認同。
- 第二階段：「我們可能會碰到哪些反彈？」
與其讓十幾個人進行你來我往的開放式討論，導致大家爭相把最猛烈的反彈找出來，不如把與會者分成三組來討論，在這個階段先把會議和主要議題轉換成非正式的工作坊形式，請每一組找出單一關鍵問題，然後接下來最重要的就是為這個問題搭配一個「解決方案」。
- 第三也就是最後階段：「把每個人提出的問題和構想用便利貼加以統整，再以顏色來區分。」
舉例來說，最重要的問題用黃色便條紙，解決方案用綠色便條紙，一張便利貼寫一樣東西就好。為什麼呢？因為會議往往開太久的其中一個原因就是與會者總是反覆處理同一個主題。透過便利貼的做法，你就可以把已經解決的問題貼在「已處理」類別下方的白板上（ 這一區清楚指明該問題已無須再做辯論）。另外，目前接受度不高的構想，也就是暫且不會有下文的點子，也放在這一區。
不必事事都開會
你記得哪些會議？為什麼會記得？大部分的人對任何一場會議記得的事情不超過三樣（能記得三樣已經是最好的情況了）。組織可以用的溝通工具很多，譬如電子郵件、電話會議、報告、工作表、PPT簡報等等，不必大大小小的事都要用開會解決。就某方面來說，公司部門之間的分裂也使得會議無法發揮其原有的功能。很多人安排和參加會議的目的，是怕自己被遺忘或忽略，以致於會議變成一種拿來證明自己真的很重要的認證。（ 大型組織有不少員工向我表達過，擔心自己哪一天會被遺忘。）
如果提議要開的這場會議是想針對某個議題取得共識，那麼也許你們不需要開會，不如當場就決定同意或反對如何？但如果你還是還不確定該贊成或反對，而且這又是各個部門都要參與的跨部門事宜，當然就該好好開會討論。
既然開會絕大部分都於常理有害，不就應該徹底排除會議嗎？不是這樣的，但我會說不分輕重緩急、事事都要開會的現象實在極其誇張。開會原本的目的消失了，取而代之的是習慣，以及大家都被動且普遍接受這就是商業界的常態作風。
先認清線上會議固有的限制
無庸置疑的是，自從疫情肆虐以來，線上會議已經廣泛取代了面對面會議，成為生活中不可或缺的一部分，而多數人也覺得有義務現身，作為彰顯自己「很忙」的證據。
然而，我們在現實生活中，站在同事面前一公尺左右的地方盯著他們的臉看的機率又有多高？參加過Zoom或Microsoft Teams會議的人都知道，這種媒介用起來令人不自在。不但時間延遲，又有回音，背景聲音讓人分心，畫面凍結，而且使用者會不斷地打量自己，總是問著「我在鏡頭上看起還好吧？」等等，這些都把情況弄得更複雜。由於在線上會議難以解讀他人的肢體語言，這也進一步抹滅了我們集體的同理心。
另外，在線上沉默不語也會讓人心生焦慮。（Zoom和Teams實在應該考慮弄個「我正在思考」的按鈕才對，這樣與會者就能按下這個按鈕，代表他們正在沉思。）有些員工受不了Zoom的疲勞轟炸，畢竟一整天花了不少時間盯著筆電或平板。轉換到純線上會議之後，生產力其實會下滑。對大多數的人來說，「家庭」和「職場」已經攪和在一起。如今，公司和同事已經實實在在地入侵我們內在的聖地。
覺得意猶未盡，想看更多內容嗎》〉傳送門就在這！
本文內容出自《做個有SENSE的人：杜絕官僚作風、爛藉口和職場鳥事，成功企業化繁為簡的祕訣》，由 寶鼎出版 授權轉載。
更多好文請看：
訂閱電子報，重要HR資訊不漏看：https://bit.ly/3bHUU5c
精選HR職缺
